Tato příloha je doporučením a ukázkou, jak by bylo možné vnitroorganizační směrnice uspořádat a jaký by mohl být jejich obsah. V úvodu uvádím celkový přehled směrnic, které mohou vnitřní směrnice obsahovat. Není to však žádné dogma, pouze...
Tato příloha je doporučením a ukázkou, jak by bylo možné vnitroorganizační směrnice uspořádat a jaký by mohl být jejich obsah. V úvodu uvádím celkový přehled směrnic, které mohou vnitřní směrnice obsahovat. Není to však žádné dogma, pouze výčet možností. Každá obec se musí rozhodnout, které části a v jaké podobě bude potřebovat. Obsahem jejích vnitřních norem budou samozřejmě jen ty směrnice, pro které má náplň. Pro jejich obsah se bude dále rozhodovat na základě vlastních specifických podmínek.
V další části přílohy se zabývám podrobnějším rozpracováním některých kapitol, které mají přímý vztah k účetnictví obce. Jde o část D Vnitroorganizační směrnice pro vedení účetnictví obce. Ostatní kapitoly by měl zpracovat odborník v daném oboru, podle mého názoru právník.
Návrh struktury vnitřní směrnice územního samosprávného celku
A. Organizační řád obce
B. Metodika sestavování rozpočtu a schvalování rozpočtových opatření
C. Směrnice pro hospodaření s majetkem obce
D. Vnitroorganizační směrnice pro vedení účetnictví obce
1. Systém zpracování účetnictví - projekční programová dokumentace
2. Seznam účetních knih a způsob vedení knih operativní evidence
3. Seznam symbolů a zkratek používaných v účetnictví
4. Účtový rozvrh
5. Způsoby oceňování majetku, vlastního jmění a závazků
6. Přepočet cizích měn na českou měnu
7. Harmonogram účetních prací
8. Účetní doklady a jejich oběh
9. Okamžik uskutečnění účetního případu
10. Dlouhodobý majetek
11. Zásoby
12. Pokladna
13. Banka
14. Finanční majetek
15. Zúčtovací vztahy
16. Mzdy
17. Cestovní náhrady
18. Náklady a výnosy
19. Rezervy
20. Dohadné položky
21. Opravné položky
22. Fondy
23. Inventarizace majetku a závazků
24. Otevírání a uzavírání účetních knih
25. Účetní uzávěrka a závěrka
26. Vnitřní kontrolní systém
27. Dohody o hmotné odpovědnosti
28. Podpisové vzory osob jednajících jménem obce
29. Způsob úschovy a ukládání účetních písemností a záznamů na technických nosičích dat
30. Spisový, archivační a skartační řád
PODROBNÉ ZPRACOVÁNÍ NOREM PRO VEDENÍ ÚČETNICTVÍ
V následující části uvádím předpisy pro vedení účetnictví územního samosprávného celku platné v České republice, z nichž by měla obec při tvorbě svých vnitroorganizačních směrnic vycházet. V některých částech dávají právní normy účetní jednotce právo volby. Je tedy na zvážení představitelů obce, aby se znalostí specifických problémů své obce tohoto práva využili.
Systém zpracování účetnictví - projekční programová dokumentace
Systém zpracování účetnictví
Obec je účetní jednotkou ve smyslu ustanovení § 1 odst. (2), písm. c), zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění zákonů č. 117/1994 Sb., č. 227/1997 Sb., č. 492/2000 Sb., č. 353/2001 Sb., č. 575/2002 Sb. a č. 437/2002 Sb.
Obec patří mezi účetní jednotky, které nebyly, v souladu s ustanovením § 18 zákona č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů, ve znění pozdějších novel, založeny nebo zřízeny za účelem podnikání.
Obec je územním samosprávným celkem, jež je v souladu s ustanovením zákona č. 128/2000 Sb., o obcích, ve znění pozdějších předpisů, definována jako veřejnoprávní korporace. Jako taková je obec právnickou osobou. Obec je povinna vést účetnictví v souladu s ustanovením § 9 výše uvedeného zákona o účetnictví.
Předmětem účetnictví dle § 2 zák. o účetnictví je v soustavě účetnictví obce:
- stav a pohyb majetku a jiných aktiv,
- stav a pohyb závazků a jiných pasiv,
- náklady, výnosy a výsledek hospodaření.
Ve smyslu ustanovení § 4 zákona o účetnictví je obec povinna vést účetnictví ode dne svého vzniku až do dne svého zániku /odst. (8)/. Při vedení účetnictví je dále povinna dodržovat:
- rozsah a způsob sestavování účetní závěrky,
- uspořádání, označování a obsahové vymezení položek účetní závěrky,
- směrnou účtovou osnovu,
- obsahové vymezení účetních knih,
- účetní metody stanovené zákonem o účetnictví a dalšími prováděcími právními předpisy.
Od 1. 1. 2004 upravují účetnictví obcí:
zákon č. 563/1991, o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů,
vyhláška č. 505/2002 Sb., kterou se provádějí některá ustanovení zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů, pro účetní jednotky, které jsou územními samosprávnými celky, příspěvkovými organizacemi, státními fondy a organizačními složkami státu, ve znění pozdějších předpisů,
České účetní standardy pro územní samosprávné celky, příspěvkové organizace, státní fondy a organizační složky státu, č. 501 až č. 522.
Projekčně programová dokumentace
Program: Název programu používaného pro komplexní evidenci obce.
Obsah: Popis jednotlivých agend, které používaný program zajišťuje.
Propojení: Obec vyjmenuje, pro které agendy je program využíván, například: účetnictví, pokladna, poplatky apod.
Autorská firma: Název firmy, adresa firmy.
Aktualizace a servis: Jméno osoby nebo název firmy zajišťující aktualizaci a servis, kontaktní adresa.
Výstupy: Názvy jednotlivých finančních a účetních výkazů, které lze pomocí tohoto programu zajistit, např. Rozvaha, Výkaz o plnění rozpočtu apod.
Názvy jednotlivých sestav, které lze z tohoto programu získat: např. kontrolní soupiska analytických účtů, předvaha, deník, hlavní kniha, kniha analytických účtů atd.
Program: Pokud má obec samostatný program pro jinou agendu, například pro evidenci práce a mezd, uvede v této části Název programu používaného pro tuto agendu.
Obsah: Označení agendy, pro kterou je program používán.
Propojení: Možnosti propojení s hlavním účetním či jiným softwarem.
Autorská firma: Název firmy, adresa firmy.
Aktualizace a servis: Jméno osoby nebo název firmy zajišťující aktualizaci a servis, kontaktní adresa.
Výstupy: Názvy jednotlivých sestav, které lze z tohoto programu získat.
Seznam účetních knih a způsob vedení knih operativní evidence
deník, hlavní kniha, knihy analytických účtů, knihy podrozvahových účtů, knihy operativní evidence.
Deník
Zaměření - všeobecný deník: obsahuje všechny účetní operace daného účetního období.
Obsah - časové zápisy: účetní operace uspořádané chronologicky dle okamžiku uskutečnění účetního případu.
Účel - kontrola úplnosti účetních záznamů.
Hlavní kniha
Zaměření - kniha syntetických účtů.
Obsah - počáteční zůstatky, obraty strany Má dáti a Dal (minimálně měsíčně), konečné zůstatky.
Účel - uspořádání účetních záznamů z hlediska věcného - systematické zápisy.
Knihy analytických účtů
Zaměření - podrobné členění účetních operací zaznamenaných v hlavní knize.
Hlediska členění - uvést hlediska použitá pro členění analytických účtů, například: daňové účely, potřeby finanční analýzy, další potřeby obce.
Knihy podrozvahových účtů
Zaměření - evidence majetku, k němuž nemá obec vlastnické právo ani právo hospodaření, ani nejde o majetek státu svěřený obci do správy, ale obec má tento majetek ve svém užívání,
Obsah - majetek a závazky obdobného charakteru.
Knihy operativní evidence
Zaměření - nejsou předmětem zákonných opatření.
Účel - evidence a ochrana majetku obce, např. kniha pohledávek a závazků, kniha faktur, mzdové listy atd.
Seznam symbolů a zkratek používaných v účetnictví
Obec uvede jednotlivé symboly a zkratky, které při vedení účetnictví používá, aby tak zajistila srozumitelnost svého účetnictví pro všechny interní i externí uživatele.
Například:
AU - analytický účet,
D - strana Dal účtu - zápis ve prospěch účtu,
DDHM - drobný dlouhodobý hmotný majetek,
DDNM - drobný dlouhodobý nehmotný majetek,
DF - došlá faktura,
DFM - dlouhodobý finanční majetek,
DHM - dlouhodobý hmotný majetek,
DNM - dlouhodobý nehmotný majetek,
HČ - hospodářská činnost,
MD - strana Má dáti účtu - zápis na vrub účtu,
MF - Ministerstvo financí atd.
Účtový rozvrh
Tato část vnitroorganizačních směrnic pro vedení účetnictví bude obsahovat:
- syntetické účty dle směrné účtové osnovy, které obec bude pro vedení svého účetnictví používat,
- analytické účty k výše uvedeným syntetickým účtům, které obec zřídí podle požadavků právních norem pro vedení účetnictví a pro daňové účely, popř. pro potřeby řízení a kontroly činnosti a hospodaření obce.
Způsoby oceňování majetku a závazků
Obec se při oceňování majetku, vlastního jmění a závazků řídí ustanoveními zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů, ustanoveními vyhlášky č. 505/2002 Sb., kterou se provádějí některá ustanovení zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů, pro účetní jednotky, které jsou územními samosprávnými celky, příspěvkovými organizacemi, státními fondy a organizačními složkami státu, ve znění pozdějších předpisů a Českými účetními standardy pro územní samosprávné celky, příspěvkové organizace, státní fondy a organizační složky státu, č. 501 až 522.
Oceňování majetku a závazků se dle § 24 výše uvedeného zákona o účetnictví rozlišuje na: ocenění k okamžiku uskutečnění účetního případu; ocenění ke konci rozvahového dne nebo k jinému okamžiku, k němuž se sestavuje účetní závěrka.
Majetek a závazky vyjádřené v cizí měně se přepočítávají na českou měnu kursem devizového trhu stanoveným Českou národní bankou k okamžiku ocenění.
Jednotlivé složky majetku a závazků obce se k okamžiku uskutečnění účetního případu oceňují podle ustanovení § 25 zákona o účetnictví.
Dále obec uvede jednotlivé složky majetku a závazků, které ve svém účetnictví eviduje a které oceňuje:
pořizovací cenou, např. hmotný majetek včetně zásob, nehmotný majetek kromě pohledávek atd.,
vlastními náklady, např. nehmotný majetek vytvořený vlastní činností, apod.,
jmenovitou hodnotou, např. peněžní prostředky a ceniny, pohledávky při jejich vzniku, závazky,
reprodukční pořizovací cenou, např. bezúplatně nabytý majetek atd.
Pro účely této směrnice se rozumí: pořizovací cena, vlastní náklady, reprodukční pořizovací cena. U jednotlivých použitých cen uvede účetní jednotka, jakým způsobem jsou stanoveny a co jednotlivé ceny zahrnují.
Ke konci rozvahového dne nebo k jinému okamžiku, k němuž se sestavuje účetní závěrka, se k okamžiku ocenění oceňují:
reálnou hodnotou, např. cenné papíry, s výjimkou cenných papírů emitovaných obcí apod.
Obec uvede, jakým způsobem byla reálná hodnota u jednotlivých složek majetku a závazků stanovena: tržní hodnota, ocenění kvalifikovaným odhadem nebo posudkem znalce anebo ocenění stanovené podle zvláštních právních předpisů.
Přepočet cizích měn na českou měnu
Účetní jednotka je povinna vést účetnictví v peněžních jednotkách české měny. V případě majetku, pohledávek a závazků vyjádřených v cizí měně je účetní jednotka povinna použít současně i vyjádření v této cizí měně. Majetek, pohledávky a závazky vyjádřené v cizí měně se přepočítávají na českou měnu směnným kursem devizového trhu stanoveným Českou národní bankou. Při přepočtu cizích měn, které nejsou obsaženy v kursech devizového trhu stanovených Českou národní bankou, se pro přepočet použijí oficiální střední kursy centrálních bank, popř. aktuální kursy na mezibankovním trhu, k americkému dolaru nebo k euru.
(Výjimka: Pro přepočet nakoupených nebo prodaných valut a deviz se může použít k okamžiku uskutečnění účetního případu kurs, za který byl obchod uskutečněn.)
Účtování kursových rozdílů: Obec uvede, v kterých případech v jejím účetnictví kursové rozdíly vznikají a jak o nich účtuje:
- k okamžiku uskutečnění účetního případu z titulu úhrady závazku nebo inkasa pohledávky: hlavní činnost; hospodářská činnost,
- ke konci rozvahového dne nebo k jinému okamžiku, k němuž se sestavuje účetní závěrka: hlavní činnost; hospodářská činnost.
Účetní doklady a jejich oběh
- technika vyhotovení,
- přezkoušení,
- postup likvidace,
- úschova.
Účetní doklady jsou průkazné účetní záznamy, které obsahují předepsané náležitosti ve smyslu ustanovení § 11 zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, v aktuálním znění: označení účetního dokladu (pokud to nevyplývá z jeho obsahu alespoň nepřímo), popis obsahu účetního případu a označení účastníků (pokud to nevyplývá z jeho obsahu alespoň nepřímo), peněžní částka nebo údaj o množství a ceně (popř. obojí), datum vyhotovení účetního dokladu, datum uskutečnění hospodářské operace a datum uskutečnění účetního případu (pokud není shodné s datem vystavení dokladu), podpisové záznamy osob odpovědných za účetní případ a osoby odpovědné za jeho zaúčtování.
Druhy účetních dokladů
- z hlediska obsahu: vnější (externí), vnitřní (interní),
- z hlediska počtu účetních případů: jednotlivé, sběrné.
Oběh účetních dokladů
Obec popíše oběh jednotlivých druhů účetních dokladů od okamžiku jejich obdržení nebo vyhotovení přes třídění, přezkoušení (včetně osob odpovědných za jednotlivé části kontroly) přes přípravu k zaúčtování a vlastní zaúčtování až po archivaci a konečnou skartaci.
Okamžik uskutečnění účetního případu
Okamžikem uskutečnění účetního případu je den, kdy dojde: ke splnění dodávky, ke vzniku závazku, k platbě závazku, ke vzniku pohledávky, k inkasu pohledávky, k postoupení pohledávky, ke vkladu pohledávky, k poskytnutí zálohy, k přijetí zálohy, k převzetí dluhu, ke zjištění inventarizačního rozdílu (manka, schodku, přebytku), ke zjištění škody, k dalším skutečnostem vyplývajícím ze zvláštních předpisů nebo z vnitřních poměrů obce.
(Výjimka: Převod vlastnictví k nemovitostem, které podléhají vkladu do katastru nemovitostí.)
Okamžikem uskutečnění účetního případu je den doručení návrhu na vklad katastrálnímu úřadu = podmíněnost uskutečnění účetního případu
- poznámka v analytické evidenci,
- poznámka v inventurním soupisu.
Dojde-li k povolení vkladu - účetní zápisy = beze změny.
Není-li vklad povolen - účetní zápisy = nutno opravit.
Dlouhodobý majetek
Vymezení
Obec uvede, které složky dlouhodobého majetku má ve svém účetnictví evidovány, v tomto členění:
dlouhodobý nehmotný majetek: výsledky výzkumu a vývoje, software, výrobně technické poznatky (know-how), licence, předměty průmyslových práv a jiné výsledky duševní tvořivé činnosti, drobný dlouhodobý nehmotný majetek.
dlouhodobý hmotný majetek: pozemky, stavby (včetně budov), byty a nebytové prostory, umělecká díla, sbírky, movité kulturní památky a předměty kulturní hodnoty, nemovité kulturní památky, samostatné movité věci, soubory movitých věcí, předměty z drahých kovů, pěstitelské celky trvalých porostů, základní stádo a tažná zvířata, otvírky nových lomů, pískoven a hlinišť, technická rekultivace a technické zhodnocení, drobný dlouhodobý hmotný majetek
dlouhodobý finanční majetek: dlouhodobé cenné papíry a podíly, půjčky poskytnuté obcí, dlužné cenné papíry, soubory movitých a nemovitých věcí - pronajaté obcí jako celek.
Pořízení
Dlouhodobý majetek obec pořizuje: koupí, ve vlastní režii (vytvořením vlastní činností), nabytím práv k výsledkům duševní tvořivé činnosti, bezúplatným nabytím (darováním), převodem podle právních předpisů. Obec uvede jen ty způsoby pořízení majetku, které pro ni připadají v úvahu.
Účtování
V této části vnitroorganizační směrnice popíše obec postupy účtování při pořízení dlouhodobého majetku.
Například: nákup dlouhodobého majetku, dlouhodobý majetek vytvořený vlastní činností, dlouhodobý majetek nabytý bezúplatně (darováním), poskytnuté zálohy na dlouhodobý nehmotný a hmotný majetek, pořízení drobného dlouhodobého nehmotného majetku, pořízení drobného dlouhodobého hmotného majetku.
Technické zhodnocení
Technické zhodnocení je definováno ve smyslu ustanovení § 33 zákona č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů, ve znění pozdějších novel a doplňků.
K posouzení skutečnosti, zda jde o technické zhodnocení nebo jen opravu nebo údržbu, doporučuji, aby si obec vyžádala písemné stanovisko techniků.
Účtování
V této části vnitroorganizační směrnice popíše obec postupy účtování při technickém zhodnocení dlouhodobého majetku.
O technické zhodnocení se navýší ocenění dlouhodobého hmotného nebo nehmotného majetku v účetním období uvedení technického zhodnocení do užívání.
Účtování je shodné s účtováním pořízení dlouhodobého hmotného a nehmotného majetku.
Opotřebení
Obec účtuje pouze o opotřebení dlouhodobého hmotného a nehmotného majetku za dlouhodobý majetek využívaný převážně nebo zcela při provozování hospodářské činnosti. Opotřebení tohoto majetku vyjadřuje obec prostřednictvím odpisů. Výše odpisů je stanovena zákonem o daních z příjmů. Odpisy se zaokrouhlují na celé koruny nahoru.
Účtování
V této části vnitroorganizační směrnice popíše obec postupy účtování při odpisování dlouhodobého majetku.
Vyřazení
Dlouhodobý majetek se vyřazuje zejména: prodejem, likvidací, bezúplatným převodem (darováním), převodem na základě právních předpisů, vkladem do obchodní společnosti nebo družstva, v důsledku škody nebo manka.
Účtování
V této části vnitroorganizační směrnice popíše obec postupy účtování při vyřazení dlouhodobého majetku.
Například:
Zůstatková cena stavebního objektu (nebo jeho části) likvidovaného v důsledku stavby. Veškeré úbytky dlouhodobého nehmotného a hmotného majetku z používání.
Je-li obec povinna dlouhodobý nehmotný nebo hmotný majetek podle platných právních předpisů bezúplatně převést, odepíše jednorázově jeho pořizovací cenu.
Při prodeji dlouhodobého finančního majetku, cenných papírů a vkladů, pokud byly v souladu s finančními právními předpisy pořízeny na vrub rozpočtových prostředků, pokud byly pořízeny na vrub mimorozpočtových prostředků. Pořízení dlouhodobého nehmotného a hmotného majetku, které je trvale zastaveno a vlastníkem v něm nebude pokračováno.
Analytická evidence
Podle jednotlivých složek dlouhodobého majetku.
Podle účelu stanoveného právními předpisy nebo vyplývajícího z požadavků vlastního řízení:
- podle využití,
- podle umístění majetku,
- podle osob odpovědných za svěřený majetek apod.,
- majetek pronajatý podle § 28 zákona o daních z příjmů, pokud smlouva byla sjednána před 1. lednem 2001,
- pronajatý podnik nebo jeho část podle § 488b a násl. obchodního zákoníku.
Zásoby
Vymezení
Obec uvede, které složky zásob má ve svém účetnictví evidovány, v tomto členění:
zásoby nakupované: skladovaný materiál, skladované zboží,
zásoby vlastní výroby: nedokončená výroba, polotovary vlastní výroby, výrobky, zvířata.
Nejdůležitějším rozhodnutím účetní jednotky je způsob, který bude při evidenci zásob obec používat. Dále zde budou popsány i postupy účtování jednotlivých druhů zásob, o nichž účetní jednotka účtuje.
Pořízení
Například:
Materiál se eviduje způsobem B, tzn. při pořízení přímo do spotřeby:
- pořízení materiálu z rozpočtových prostředků (pro hlavní činnost obce),
- pořízení materiálu z mimorozpočtových prostředků (pro hospodářskou činnost obce),
- uzávěrkové operace.
Zboží je evidováno způsobem A:
- pořízení a převzetí zboží.
Kancelářské potřeby a ostatní spotřební materiál není skladován, a proto je účtován přímo do spotřeby v okamžiku jeho pořízení a převzetí.
Spotřeba a prodej
Přírůstky a úbytky zásob evidovaných způsobem B se účtují pouze v analytické evidenci (na skladních kartách) a na konci účetního období se účtují uzávěrkové operace na základě inventarizace k rozvahovému dni.
Přírůstky a úbytky zásob evidovaných způsobem A se v účetnictví běžně účtují.
V této části vnitroorganizační směrnice popíše obec postupy účtování přírůstků a úbytků zásob včetně uzávěrkových operací.
Inventarizační rozdíly
Povinnost inventarizace zásob je stanovena v § 29 a 30 zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších novel. Úkolem inventarizace zásob je ověřit, zda fyzický stav zásob odpovídá stavu účetnímu. Účetní jednotka je povinna prokázat provedení inventarizace po dobu pěti let po jejím uskutečnění.
V souvislosti s inventarizací zásob stanoví obec, zda bude provádět inventarizaci periodickou či průběžnou a popíše postupy účtování a vypořádání případných inventarizačních rozdílů.
Například:
V obci X Y Z se inventarizace zásob materiálu a zboží uskutečňuje periodicky k rozvahovému dni. Výjimkou je inventarizace potravin ve školní jídelně, která se provádí pravidelně měsíčně vždy k poslednímu dni běžného měsíce. Inventarizační rozdíly zásob materiálu, potravin a zboží se účtují do nákladů a výnosů účetního období, v němž tyto rozdíly vznikly. V této části vnitroorganizační směrnice popíše obec postupy účtování inventarizačních rozdílů u zásob:
Přirozený úbytek materiálu pořízeného z rozpočtových prostředků; přirozený úbytek materiálu pořízeného z mimorozpočtových prostředků,
Přirozený úbytek zboží
Manko ve skladu materiálu pořízeného z rozpočtových prostředků
Manko ve skladu materiálu pořízeného z mimorozpočtových prostředků
Manko ve skladu zboží
Přebytek ve skladu materiálu pořízeného z rozpočtových prostředků
Přebytek ve skladu materiálu pořízeného z mimorozpočtových prostředků
Přebytek ve skladu zboží
Výsledek dokladové inventury materiálu na cestě
Výsledek dokladové inventury zboží na cestě
Pokladna
- pokladní doklady,
- účtování pokladních operací,
- pokladní knihy,
- pokladní limit,
- inventarizační rozdíly.
Pokladní doklady
Účetní jednotka vymezí, kdo příjmové a výdajové pokladní doklady vyhotovuje a kdo výdaje schvaluje.
Účtování pokladních operací
Obec dále definuje v jakém analytickém členění bude používat účet 261 - Pokladna.
Například:
Pokladna rozpočtového hospodaření je evidována na analytickém účtu 261.09 - Pokladna - hlavní činnost. Jsou to příjmy od občanů v hotovosti a jejich následné použití k úhradě výdajů v hotovosti.
Protože k účtu 261.09 - Pokladna - hlavní činnost nelze přiřazovat rozpočtovou skladbu, je třeba o příjmech a výdajích účtovat s rozpočtovou skladbou, jako by byly přijímány na základní běžný účet a vydávány ze základního běžného účtu. Ze základního běžného účtu musí být okamžitě zaúčtováno (pol. 5182) zvýšení zálohy pro pokladnu ve výši příjmů v hotovosti; snížení zálohy pro pokladnu ve výši výdajů v hotovosti.
(Pozn.: Výše položky 5182 - Poskytované zálohy vlastní pokladně se v každém okamžiku proúčtování všech příjmů a výdajů v hotovosti musí rovnat skutečnému zůstatku pokladní hotovosti.)
Na konci účetního období před účetní uzávěrkou je třeba: poskytnuté zálohy k vyúčtování vrátit do pokladny; zůstatek pokladní hotovosti vrátit na základní běžný účet. V praxi se používá ten způsob účtování pokladny, při němž je záloha do pokladny při poskytování ze ZBÚ účtována do výdajů.
(Pozn.: Pokud si obec zvolí jeden ze způsobů účtování pokladny, nesmí jej v průběhu účetního období měnit.)
Pro překlenutí časového nesouladu mezi fyzickým převodem peněžních prostředků a obdržením výpisu z příslušného bankovního účtu je používán účet 262 - Peníze na cestě (pro oba účty pokladny).
Pokladní knihy
Analytické účty k syntetickému účtu 261 - Pokladna jsou vedeny formou samostatných pokladních knih pro: pokladnu rozpočtového hospodaření; pokladnu hospodářské činnosti.
Pokladní limit
Obec uvede, které osoby mají pravomoc stanovit limity peněžní hotovosti v pokladně hospodářské činnosti a v pokladně rozpočtového hospodaření a výši těchto limitů.
Inventarizační rozdíly
Inventarizace pokladní hotovosti je nutné uskutečnit minimálně jedenkrát ročně (při provádění inventarizace majetku a závazků obce ke konci rozvahového dne).
V průběhu účetního období se inventarizace pokladny provádí vždy při předání pokladny mezi odpovědnými osobami.
Porovnání skutečného stavu s účetním stavem pokladní hotovosti: Účetní jednotka uvede postupy účtování a způsoby vypořádání případných inventarizačních rozdílů v pokladně.
Banka
- bankovní výpisy,
- podpisové vzory.
Obec uvede přehled všech používaných bankovních účtů, syntetické i analytické účty, na kterých jsou bankovní účty evidovány a vymezení jejich použití.
Například: Na účtu 231 - Základní běžný účet jsou sledovány příjmové a výdajové operace:
A - základního okruhu:
- přijaté dotace ze státního rozpočtu a státních fondů: neinvestiční, investiční.
(Pozn.: Dotace ze SR účtuje obec na ZBÚ pouze v těch případech, kdy jsou na ZBÚ fyzicky zaslány.)
- přijaté dotace od obcí, dobrovolného svazku obcí a kraje: od jiné obce, z kraje, od DSO,
- poskytnuté transfery obcím a dobrovolnému svazku obcí: jiné obci, DSO,
- poskytnuté příspěvky a dotace: vlastním příspěvkovým organizacím, ostatním příspěvkovým organizacím, podnikatelským subjektům, nevýdělečným organizacím,
- poskytnuté návratné finanční výpomoci v rámci rozpočtové politiky: neinvestiční, investiční,
- poskytnutí přechodných výpomocí: příspěvkové organizaci, podnikatelskému subjektu, ostatním subjektům, fyzickým osobám,
- finanční vypořádání se státním rozpočtem: prostřednictvím kraje,
- převody mezi základním běžným účtem a fondem rezerv a rozvoje (případně sociálním fondem).
B - financující operace:
- přijaté návratné finanční výpomoci poskytnuté v rámci rozpočtové politiky: krátkodobé do 1 roku; dlouhodobé nad 1 rok,
- úvěr převáděný na zákl. běžný účet: krátkodobý úvěr, dlouhodobý úvěr,
(Pozn.: Přijetí úvěru nebo návratné finanční výpomoci zásadně nezařazujeme na příjmové položky rozpočtové skladby a jejich splácení na výdajové položky. Jedná se vždy o financující operace, které řadíme na financující položky rozpočtové skladby.)
- termínovaný vklad za účelem řízení likvidity: krátkodobý, dlouhodobý - rozdíl úroků a srážkové daně je převáděn na ZBÚ, dlouhodobý - s kapitalizací úroků,
- portfoliový účet za účelem řízení likvidity: zhodnocení portfolia, ztráta portfolia,
- poskytnutí dlouhodobé půjčky za účelem řízení likvidity,
- podílové listy za účelem řízení likvidity: krátkodobé, dlouhodobé.
C - příjmového okruhu:
- vlastní rozpočtové příjmy - daňové: pol. 1xxx, daň z příjmů, daň z přidané hodnoty, daň z nemovitostí, správní poplatky, poplatky z odpadů, místní poplatky,
- nedaňové: pol. 2xxx, příjmy z vlastní činnosti - poskytování služeb a výrobků, pronájem majetku, prodej oběžného majetku,
- kapitálové: pol. 3xxx, prodej dlouhodobého nehmotného majetku, prodej dlouhodobého hmotného majetku, prodej dlouhodobého finančního majetku.
D - výdajového okruhu:
- běžné výdaje obce: nákupy materiálu a služeb výrobní povahy, nákupy služeb a náklady nevýrobní povahy,
- poskytnutí provozní zálohy: poskytnutí zálohy, vyúčtování zálohy: v témže roce, v následujícím roce.
Peněžní prostředky na účtu 236 - Běžné účty peněžních fondů jsou kryty vlastním zdrojem, kterým je peněžní fond tvořený z investičních půjček.
Na účtu 241 - Běžný účet jsou soustředěny peněžní prostředky, které byly přijaty a jsou vydávány při uskutečňování hospodářské činnosti obce.
Finanční majetek
- dlouhodobý,
- krátkodobý.
V této části vnitroorganizační směrnice popíše obec, jaké složky finančního majetku má ve svém držení.
Pod pojem finanční majetek zahrnujeme zejména: akcie, dluhopisy (pokladniční poukázky, obligace, hypoteční zástavní listy aj.), finanční spolu-účast na podnikání jiných účetních jednotek (podílové cenné papíry a vklady), peníze, peněžní vklady, depozitní certifikáty (vkladové listy), odvozené cenné papíry (zejména opce, opční poukázky, termínované kontrakty), pojistky, půjčky.
Členění finančního majetku z hlediska času:
dlouhodobý finanční majetek - doba využitelnosti (popř. sjednaná doba splatnosti) - delší než 1 rok,
krátkodobý finanční majetek - doba využitelnosti (popř. sjednaná doba splatnosti) - do 1 roku (včetně). Dlouhodobý finanční majetek zahrnuje:
- dlouhodobé cenné papíry a vklady: budou v držení obce déle než 1 rok - s rozhodujícím vlivem (více než 50 %), podstatným vlivem (20 až 50 %), s menšinovým vlivem(méně než 20 %).
- půjčky poskytnuté obcí: s dobou splatnosti delší než 1 rok - poskytnuté účetním jednotkám ve skupině, poskytnuté ostatním účetním jednotkám.
- ostatní dlouhodobé cenné papíry a vklady - s dobou splatnosti delší než 1 rok - nakoupené obligace a jiné dluhopisy, vkladové listy a termínové vklady.
- soubory movitých a nemovitých věcí pronajatých jako celek: dle smlouvy uzavřené do konce roku 2000, podle § 28 zákona č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů, v aktuálním znění.
Dlouhodobým finančním majetkem se uvedené věci stávají dnem uskutečnění účetního případu.
Dlouhodobý finanční majetek se oceňuje pořizovací cenou. Součástí pořizovací ceny cenného papíru a podílu jsou přímé náklady související s pořízením, například poplatky a provize makléřům, poradcům, burzám. Součástí pořizovací ceny nejsou zejména úroky z úvěrů na pořízení a náklady spojené s držbou.
Analytická evidence dlouhodobého finančního majetku se vede: podle jednotlivých složek; u záloh a půjček podle jednotlivých dlužníků.
Krátkodobý finanční majetek zahrnuje:
- cenné papíry určené k obchodování: držené za účelem dosažení zisku z rozdílů mezi cenou při nákupu a při prodeji: majetkové, dlužné, ostatní.
Zúčtovací vztahy
- z obchodního styku,
- se státním rozpočtem (dotace),
- s ostatními veřejnými rozpočty,
- se zaměstnanci (pohledávky, půjčky, závazky),
- s ostatními subjekty (pohledávky po lhůtě splatnosti),
- zadávání veřejných zakázek (výběrové řízení),
- pravomoc schvalování,
- objednávky,
- smlouvy.
Zúčtovací vztahy, do nichž se obec dostává, se v účetnictví člení:
podle charakteru: pohledávky (nehmotná aktiva, v nichž obec je věřitelem); závazky (nehmotná pasiva, v nichž obec je dlužníkem).
podle času: dlouhodobé (splatné za dobu delší než jeden rok); krátkodobé (splatné za dobu do jednoho roku včetně).
(Závazky a pohledávky po splatnosti jsou zařazeny mezi krátkodobé.)
Účtování: Zde uvede územní samosprávný celek, které účtové třídy, účtové skupiny a účty bude využívat pro své pohledávky a závazky a k jakým subjektům se budou vztahovat. Dále účetní jednotka popíše způsoby řešení případných pohledávek po lhůtě splatnosti. Vycházet bude při tom z těchto právních norem:
zákon č. 586/1992 Sb., § 24 odst. (2) písm. y),
čl. II zákona č. 492/2000 Sb., přechodná ustanovení bod 7.,
zákon č. 586/1992 Sb., § 24 odst. (2) písm. i).
Zadávání veřejných zakázek: Pro zadávání veřejných zakázek byl vydán zákon č. 40/2004, o zadávání veřejných zakázek. Ve smyslu ustanovení tohoto zákona stanoví obec ve vnitroorganizační směrnici, jaký bude postup při provádění výběrového řízení, kdo má pravomoc schvalovat výsledek výběrového řízení, objednávky a uzavírané smlouvy.
Mzdy - vnitřní platový předpis
Zaměstnanci v rozpočtové sféře přísluší za vykonanou práci plat. Za plat se nepovažují plnění poskytovaná podle zvláštních předpisů v souvislosti se zaměstnáním (např. náhrady mzdy, odstupné, cestovní náhrady a odměna za pracovní pohotovost). Plat nesmí být nižší než minimální mzda.
Platové poměry zaměstnanců v rozpočtové sféře stanovují zejména tyto předpisy:
zákon č. 143/1992 Sb., o platu a odměně za pracovní pohotovost v rozpočtových a v některých dalších organizacích a orgánech, ve znění pozdějších změn a doplnění,
nařízení vlády č. 469/2002 Sb., kterým se stanoví katalog prací a kvalifikační předpoklady,
nařízení vlády č. 330/2003 Sb., o platových poměrech zaměstnanců ve veřejných službách a správě,
zákon č. 201/1997 Sb., o platu a některých dalších náležitostech státních zástupců a o změně a doplnění zákona č. 143/1992 Sb., o platu a odměně za pracovní pohotovost v rozpočtových a v některých dalších organizacích a orgánech,
zákon č. 236/1995 Sb., o platu a dalších náležitostech spojených s výkonem funkce představitelů státní moci a některých státních orgánů a soudců,
zákon č. 427/2003 Sb., kterým se pro léta 2004, 2005 a 2006 stanoví mimořádné opatření při určování výše platu a některých náhrad výdajů spojených s výkonem funkce představitelů státní moci a některých státních orgánů, soudců a státních zástupců, výše dalších platů těchto osob za první a druhé pololetí let 2004, 2005 a 2006, a kterým se mění některé související zákony.
Platové třídy
Zaměstnavatel zařadí zaměstnance do platové třídy na základě:
- druhu práce, která je na zaměstnanci požadována (a to podle nejnáročnějších prací),
- na základě splnění kvalifikačních předpokladů, popř. kvalifikačních požadavků, které zaměstnavatel stanovuje tímto vnitřním platovým předpisem.
Charakteristiky jednotlivých platových tříd jsou obsahem přílohy k výše uvedenému zákonu č. 143/1992. V souladu s tímto popisem platových tříd je stanoven prováděcí předpis, kterým se stanoví katalog prací a kvalifikační předpoklady. Tímto prováděcím předpisem je nařízení vlády č. 469/2002 Sb.
Platové stupně
Zaměstnavatel dále zařadí zaměstnance do platového stupně příslušné platové třídy v závislosti na zápočtu doby rozhodné pro toto zařazení. Stanovení doby, která se započítá do doby rozhodné pro zařazení do příslušného platového stupně, určuje nařízení vlády č. 330/2003 Sb.
Platové tarify
Zaměstnanci přísluší platový tarif stanovený pro platovou třídu a platový stupeň, do kterých je zařazen. Platové tarify jsou stanoveny v přílohách č.1 - 4 výše uvedeného nařízení vlády č. 330/2003 Sb..
Výše uvedené právní normy stanoví další předpisy související se stanovením platů zaměstnanců v rozpočtové sféře. Jedná se např. o osobní příplatky za práci přesčas a o zvláštní úpravu platových poměrů některých zaměstnanců.
Zvláštní úprava platových poměrů některých zaměstnanců
V této části vnitroorganizační směrnice se stanoví zaměstnancům, kteří nepracují na plný pracovní úvazek nebo mají jiné specifické zvláštnosti v porovnání s řadovými zaměstnanci, úprava jejich platových poměrů. Především je třeba vymezit, kterých zaměstnanců se tato úprava týká, definovat druh vykonávané práce, zařazení do platové třídy a platového stupně a stanovení pracovního úvazku (nejlépe v procentech z plného úvazku).
Zpracování mezd
Mzdy jsou zpracovávány pomocí počítačového programu: Název programu, Název a adresa firmy.
Program poskytuje tyto výstupy: popis různých výstupních sestav při zpracování mzdové agendy.
Splatnost platu
Stanovení výplatního termínu, způsobu a času a místa výplaty platu.
Vymezení práv a povinností zaměstnavatele a zaměstnance v souvislosti s provedením výplaty platu.
Cestovní náhrady
- cestovní účty,
- paušál jízdného MHD.
Náhrady cestovních výdajů jsou poskytovány v souladu s ustanoveními zákona č. 119/1992 Sb., o cestovních náhradách, v aktuálním znění.
Poskytování náhrad při pracovní cestě
Vyjmenování druhů náhrad, které přísluší zaměstnanci vyslanému na pracovní cestu.
Stravné
Za každý kalendářní den pracovní cesty přísluší zaměstnanci stravné. Výše stravného je stanovena zákonem č. 119/1992 Sb., o cestovních náhradách.
Stanovení výše stravného v mezích rozpětí stanoveného zákonem o cestovních náhradách.
Náhrady za používání silničních motorových vozidel
Stanovení výše a způsobu stanovení náhrad za používání silničních motorových vozidel ve smyslu ustanovení zákona o cestovních náhradách.
Aktualizace sazeb
Sazby stravného, sazby základních náhrad za používání silničních motorových vozidel a výše průměrných cen pohonných hmot musí být v této směrnici aktualizovány v souladu s jejich novelizací, která bude prováděna vyhláškou Ministerstva práce a sociálních věcí.
Místní hromadná přeprava
Stanovení podmínek a výše poskytované náhrady jízdních výdajů za místní hromadnou dopravu.
Záloha
Právo zaměstnance požádat o poskytnutí zálohy na náhrady při pracovní cestě a povinnost zaměstnavatele tuto zálohu poskytnout do výše předpokládané náhrady.
Vyúčtování pracovní cesty
Povinnosti zaměstnance: předložit zaměstnavateli písemné doklady k vyúčtování pracovní cesty ve stanoveném termínu, vrátit ve stanoveném termínu nevyúčtovanou zálohu.
Povinnost zaměstnavatele: provést ve stanoveném termínu vyúčtování pracovní cesty zaměstnance a uspokojit jeho nároky.
Náklady a výnosy
- zásady vymezující hlavní a vedlejší hospodářskou činnost,
- časové rozlišování nákladů a výnosů.
Zásady vymezující hlavní a vedlejší hospodářskou činnost obce
Vymezení činností, které obec provozuje a jejich rozdělení na činnosti hlavní a vedlejší.
Vedlejší činností je například: bytové hospodářství obce, poskytování placených služeb obyvatelstvu, pronájem pozemků apod. Na uvedené činnosti se vztahuje daňová povinnost k dani z příjmů právnických osob. Proto je tato činnost sledována odděleně.
Peněžní prostředky jsou uloženy na samostatném bankovním účtu 241 - Běžný účet, k němuž se nesleduje klasifikace příjmů a výdajů podle rozpočtové skladby. Pokud je k hospodářské činnosti využíván majetek obce, je možné do nákladů hospodářské činnosti účtovat daňové odpisy, které však budou zúčtovány ve prospěch rozpočtového hospodaření prostřednictvím účtu 349 - Vypořádání přeplatků dotací a ostatních závazků s rozpočtem územních samosprávných celků (neúčtují se jako oprávky dlouhodobého majetku).
Před sestavením účetní závěrky je třeba zajistit věcnou a časovou souvislost nákladů a výnosů. Při této příležitosti je třeba provést časové rozlišení nákladů a výnosů vyúčtováním: nákladů příštích období, výdajů příštích období, výnosů příštích období, příjmů příštích období.
Hospodářský výsledek této činnosti je rozdíl nákladů a výnosů a použije se:
- na další rozvoj hospodářské činnosti jako příděl do fondu, 903 - Fond hospodářské činnosti, nebo
- ve prospěch jiného účelového fondu obce.
Pokud by byl hospodářský výsledek této činnosti využit pro rozpočtové hospodaření, odvede se jako příjem rozpočtu (pol. 4131).
Zásady pro účtování nákladů a výnosů
O nákladech a výnosech účtují územní samosprávné celky v souvislosti s provozováním hospodářské činnosti. Náklady se účtují na příslušných účtech nákladových druhů:
- Účtová třída 5: náklady územních samosprávných celků vynaložené na hospodářskou činnost a náklady příspěvkových organizací.
Výnosy se účtují na příslušných účtech výnosových položek:
- Účtová třída 6: výnosy z hospodářské činnosti územních samosprávných celků a z činnosti příspěvkových organizací.
Při zaznamenání nákladů a výnosů v účetnictví jsou povinny dodržovat tyto zásady:
- náklady a výnosy se účtují zásadně do období, s nímž věcně a časově souvisejí,
- opravy nákladů nebo výnosů minulých účetních období se účtují na účtech nákladů a výnosů, kterých se týkají,
- náhrady vynaložených nákladů minulých účetních období se účtují do výnosů běžného účetního období,
- náklady a výnosy, které se týkají budoucích období, je nutno časově rozlišit.
Časové rozlišování nákladů a výnosů
Hlediska pro účtování účetních případů časového rozlišení nákladů a výnosů:
- je znám jejich titul (věcné vymezení),
- je známa jejich výše (částka),
- je známo období, kterého se týkají.
Náklady a výnosy se účtují na příslušných účtech nákladových druhů a výnosových položek v zásadě časově rozlišené.
Příjmy a výdaje se u územních samosprávných celků časově rozlišují pouze u hospodářské činnosti.
Časově rozlišovat nelze: pokuty, penále, manka, škody.
Časové rozlišení není nutno používat v případech: kdy jde o nevýznamné částky; jejich ponecháním v nákladech či výnosech bez časového rozlišení není dotčen účel časového rozlišení; účetní jednotka tím prokazatelně nesleduje záměrné upravování hospodářského výsledku.
Účty časového rozlišení podléhají dokladové inventuře a při inventarizaci se posuzuje jejich výše a odůvodněnost. Obec uvede tituly, které ve svém účetnictví časově rozlišuje, pravidla a termíny jejich časového rozlišení.
Rezervy
- druhy,
- účtování o rezervách,
- tvorba,
- zúčtování,
- pravidla pro tvorbu a čerpání rezerv.
Územní samosprávné celky mohou vytvářet zákonné rezervy pouze v hospodářské činnosti, jejichž tvorba a použití je stanovena zákonem č. 593/1992 Sb., o rezervách, ve znění pozdějších novel a doplňků, a zohledněna zákonem č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů, v aktuálním znění.
Druhy rezerv
Tituly, na které může obec X Y Z tvořit rezervy, jsou například: opravy hmotného majetku, pěstební činnost, odbahnění rybníka, sanace pozemků dotčených těžbou, vypořádání důlních škod.
Účtování o rezervách
Tvorba rezerv: na vrub účtu 556 - Tvorba zákonných rezerv; ve prospěch účtu 941 - Rezervy zákonné.
Rezervy nesmějí mít aktivní zůstatek. Zůstatky rezerv se přenášejí do následujícího účetního období.
Zúčtování (použití, čerpání) rezerv: na vrub účtu 941 - Rezervy zákonné; ve prospěch účtu 656 - Zúčtování zákonných rezerv.
Rezervy podléhají dokladové inventuře. Při inventarizaci se posuzuje jejich výše a odůvodněnost. Rezervy se zruší ve stejném období, kdy pominuly důvody, pro které byly vytvořeny.
Zrušení rezervy: na vrub účtu 941 - Rezervy zákonné; ve prospěch účtu 656 - Zúčtování zákonných rezerv.
Pravidla pro tvorbu a čerpání rezerv
Rezervy se tvoří způsobem a k účelům stanoveným zákonem č. 593/1992 Sb., o rezervách pro zjištění základu daně z příjmů, ve znění pozdějších novel a doplňků. Uplatňují se za zdaňovací období. Zdaňovacím obdobím u obce je kalendářní rok. Způsob a výše tvorby rezerv musí být prokazatelné. Náklady (výdaje), na jejichž úhradu se vytvořily rezervy, se musí přednostně uhradit z těchto rezerv. Obec dále uvede jednotlivé druhy rezerv, které používá a pravidla pro jejich tvorbu a čerpání.
Dohadné položky
- tvorba,
- zúčtování.
Dohadné položky vyjadřují pohledávky a závazky, které nelze ke konci rozvahového dne vyúčtovat jako obvyklou pohledávku nebo závazek, protože pro jejich zaúčtování není k dispozici řádný účetní doklad, který by prokazoval stanovení jejich přesné výše.
Charakteristické rysy dohadných položek:
- je znám titul, tzn. věcný důvod, z něhož vyplynuly pohledávky či závazky, náklad nebo výnos, který přísluší do daného období,
- je známo, ve kterém účetním období řádný účetní doklad obdržíme,
- neznáme přesnou výši částky závazku nebo pohledávky, a proto tuto částku pouze odhadujeme.
Účtování
Dohadné položky aktivní
Evidují se na účtu 388 - Dohadné účty aktivní.
O dohadných položkách aktivních účtují obce, pokud tyto položky vyplývají z jejich hospodářské činnosti. Jsou to pohledávky, které nelze vyúčtovat jako obvyklé pohledávky, přičemž výnos z těchto položek přísluší do daného účetního obd., resp. je prokazatelně protipoložkou k vyúčtovaným nákladům.
Jde např. o pohledávku za pojišťovnou v důsledku pojistných událostí v případech, kdy nebyla ještě poskytnuta pojistná náhrada a pojišťovna nepotvrdila do data uzavírání účetních knih konečnou výši náhrady.
Účtování: na vrub účtu 388 - Dohadné účty aktivní a ve prospěch účtu 649 - Jiné ostatní výnosy.
Patří sem i úrokové výnosy, které nebyly zahrnuty do bankovního vyúčtování za běžné účetní období, resp. toto bankovní vyúčtování bylo chybné.
Účtování: na vrub účtu 388 - Dohadné účty aktivní a ve prospěch účtu 644 - Úroky.
Účtují se zde i odhady částek poplatků za pronajímání licencí nebo jiných majetkových práv apod., pokud není ještě známa výše těchto poplatků.
Dohadné položky pasivní
Evidují se na účtu 389 - Dohadné účty pasivní.
Jde o závazky, které nelze zaúčtovat jako obvyklý závazek daného účetního období. Nejtypičtějším případem takových závazků jsou nevyfakturované dodávky.
Účtování: na vrub účtu, na němž se dodávka běžně účtuje a ve prospěch účtu 389 - Dohadné účty pasivní.
Kromě toho obec za svou hospodářskou činnost na tomto účtu účtuje i nákladové úroky (s výjimkou úroků z prodlení), které nebyly zahrnuty do bankovního vyúčtování za dané období, resp. toto vyúčtování je chybné.
Účtování: na vrub účtu 544 - Úroky a ve prospěch účtu 389 - Dohadné účty pasivní.
Dále jsou zde účtovány i závazky k úhradě z odpovědnosti za způsobenou škodu v případech, kdy není možno při uzavírání účetních knih stanovit konečnou výši závazku.
Účtování: na vrub účtu 549 - Jiné ostatní náklady a ve prospěch účtu 389 - Dohadné účty pasivní.
Účtuje se zde i náhrada za nevybranou dovolenou, která může být proplacena v příštím roce v souladu s ustanoveními zákoníku práce.
Opravné položky
- tvorba,
- zúčtování.
Obec tvoří opravné položky stanovené zákonem č. 593/1992 Sb., o rezervách pro zjištění základu daně z příjmů, ve znění pozdějších novel a doplňků.
Jde o opravné položky k pohledávkám z hospodářské činnosti řádně za-účtovaným v účetnictví. Opravné položky se mohou vytvářet v případech pochybných pohledávek vzniklých v souvislosti s provozováním hospodářské činnosti, které představují riziko, že nebudou dlužníkem plně nebo částečně zaplaceny.
Výše opravné položky nesmí přesáhnout výši pohledávky, k níž je opravná položka tvořena. V případech, ve kterých bude zákonná opravná položka vytvořena ve výši 100 % jmenovité hodnoty nepromlčené pohledávky, může být tato pohledávka odepsána a opravná položka k ní zrušena. Takto odepsaná pohledávka se dále sleduje na podrozvahových účtech s výjimkou té pohledávky, u které došlo k jejímu zániku.
Opravné položky se sníží, popř. zruší, vyúčtováním ve prospěch výnosů, pokud inventarizace v následujícím období neprokáže opodstatněnost jejich výše. Opravné položky nesmějí mít aktivní zůstatek. Tvořit opravné položky na zvýšení hodnoty pohledávky je zakázáno. Pokud se na určitý titul vytváří rezerva, nelze současně tvořit opravné položky.
Opravné položky se netvoří k pohledávkám vzniklým z titulu: cenných papírů a ostatních finančních instrumentů, úvěrů, půjček, ručení, záloh, plnění ve prospěch vlastního jmění, úhrady ztráty, smluvních úroků a pokut, poplatků z prodlení, penále a jiných sankcí ze závazkových vztahů, pohledávek, o kterých nebylo účtováno ve výnosech, pohledávek, které nebyly zahrnuty do základu daně z příjmů, pohledávek, které byly nabyty bezúplatně.
Účtování o opravných položkách k pohledávkám
Tvorba opravné položky: na vrub účtu 559 - Tvorba zákonných opravných položek a ve prospěch účtu 391 - Opravná položka k pohledávkám.
Přijatá úhrada pochybné pohledávky: na vrub účtu 241 - Běžný účet a ve prospěch - příslušného účtu pohledávek.
Rozdíl mezi přijatou úhradou a jmenovitou hodnotou pohledávky na vrub účtu 543 - Odpis pohledávky a ve prospěch - příslušného účtu pohledávek.
Současné snížení nebo zrušení opravné položky na vrub účtu 391 - Opravná položka k pohledávkám a ve prospěch účtu 659 - Zúčtování zákonných opravných položek.
Opravné položky podléhají dokladové inventuře. Při inventarizaci se posuzuje jejich výše a odůvodněnost. Opravné položky se zruší ve stejném období, kdy pominuly důvody, pro které byly vytvořeny.
Pravidla pro tvorbu a zúčtování opravných položek
Opravné položky se tvoří způsobem a k účelům stanoveným zákonem č. 593/1992 Sb., o rezervách pro zjištění základu daně z příjmů, ve znění pozdějších novel a doplňků. Uplatňují se za zdaňovací období. Zdaňovacím obdobím u obce je kalendářní rok.
Způsob a výše tvorby opravných položek musí být prokazatelné.
Druhy opravných položek k pohledávkám
Obec dále uvede jednotlivé druhy opravných položek, které tvoří a pravidla pro jejich tvorbu a zúčtování v tomto členění:
- opravné položky k pohledávkám za dlužníky v konkursním a vyrovnávacím řízení,
- opravné položky k nepromlčeným pohledávkám splatným po 31. prosinci 1994.
Fondy
- druhy,
- tvorba,
- čerpání.
Fondy jsou vlastní zdroje krytí majetku účetní jednotky. Územní samo-správné celky evidují fondy v účtové třídě 9 - Fondy, hospodářský výsledek, dlouhodobé úvěry a půjčky, rezervy, závěrkové a podrozvahové účty.
Fondy územních samosprávných celků se dělí na:
- majetkové fondy: fond dlouhodobého majetku, fond oběžných aktiv, fond hospodářské činnosti,
- finanční a peněžní fondy: peněžní fondy, jiné finanční fondy.
Fond dlouhodobého majetku je vlastním zdrojem krytí dlouhodobého majetku: bezúplatně převzatého nebo přijatého jako dar; převzatého přeřazením ze zásob; nakoupeného profinancovaného.
Fond oběžných aktiv je vlastním zdrojem krytí oběžných aktiv: bezúplatně převzatých nebo přijatých jako dar; získaných z vyřazeného dlouhodobého hmotného majetku jako materiál; nakoupených profinancovaných.
Fond hospodářské činnosti je vlastním zdrojem krytí oběžných aktiv fungujících při provozování hospodářské činnosti územního samosprávného celku.
Peněžním fondem může být u územního samosprávného celku například: Fond rezerv a rozvoje, Sociální fond.
Mezi ostatní finanční fondy územních samosprávných celků patří například: Fond sdružených prostředků, Fond cizích prostředků.
Obec v této směrnici uvede jen ty fondy, které při svém hospodaření vy-užívá včetně pravidel pro jejich tvorbu a čerpání.
Inventarizace majetku a závazků
Pod pojem inventarizace zahrnujeme činnost, jejímž smyslem je ověření, zda účetnictví účetní jednotky je vedeno tak, aby splňovalo podmínky, které na ně klade zákon o účetnictví. Především jde o požadavek, aby účetní závěrka, která je na základě tohoto účetnictví sestavena, věrně a poctivě zobrazovala předmět účetnictví.
Účel inventarizace - prostředek zajišťující průkaznost účetnictví.
V další části této směrnice obec uvede termíny provádění jednotlivých etap inventarizace a osoby odpovědné za jejich uskutečnění. Vzhledem k tomu je nezbytné tuto směrnici každoročně aktualizovat.
Etapy inventarizace:
1. zjištění skutečného stavu majetku a závazků - inventura
- fyzické nebo dokladové zjištění skutečného stavu,
- ocenění majetku a závazků,
- písemné zaznamenání skutečného stavu majetku a závazků v inventarizačních soupisech (náležitosti dle zákona o účetnictví).
2. porovnání skutečného stavu dle inventury s účetním stavem majetku a závazků
- skutečný stav se rovná účetnímu stavu, nebo
- skutečný stav se nerovná účetnímu stavu.
3. vyčíslení případných rozdílů mezi skutečným a účetním stavem
- skutečný stav je nižší než účetní stav: manko, resp. schodek (pokladna, ceniny),
- skutečný stav je vyšší než účetní stav: přebytek.
4. vypořádání inventarizačních rozdílů
- účetní vypořádání: uvedení do souladu účetnictví se skutečným stavem,
(Postupy účtování jsou uvedeny u jednotlivých kapitol této vnitroorganizační směrnice.)
Inventarizační rozdíly vyúčtuje obec do účetního období, za které se inventarizací ověřuje stav majetku a závazků.
- fyzické vypořádání s osobami odpovědnými za svěřené prostředky.
Prokázání provedení inventarizace - 5 let po provedení inventarizace
Otevírání a uzavírání účetních knih
Otevírání účetních knih
Účty hlavní knihy se otevírají účetními zápisy:
počáteční zůstatky rozvahových účtů běžného účetního období: konečné zůstatky rozvahových účtů minulého účetního období,
počáteční zůstatky rozvahových účtů:
AKTIVA/ 961 - Počáteční účet rozvažný,
961 - Počáteční účet rozvažný/PASIVA.
hospodářský výsledek plynoucí z hospodářské činnosti minul. období:
- zisk 961/931,
- ztráta 931/961.
saldo výdajů a nákladů z minulého účetního období:
- 961/964,
- nebo 964/961.
saldo příjmů a výnosů z minulého účetního období:
- 961/965,
- nebo 965/961.
Uzavírání účetních knih
Uzavírání účetních knih je činnost, při níž se zjišťují:
obraty stran Má dáti a Dal jednotlivých syntetických účtů,
konečné zůstatky účtů aktiv a pasiv,
konečné stavy účtů nákladů a výnosů,
základ daně z příjmů a splatná daňová povinnost účetní jednotky za účetní období,
hospodářský výsledek u hospodářské činnosti ÚSC.
Účty hlavní knihy se uzavírají účetními zápisy:
konečné stavy účtů
- účtové třídy 5: náklady ÚSC na hospodářskou činnost převod na vrub účtu 963 - Účet výsledku hospodaření,
- účtové třídy 6: výnosy z hospodářské činnosti ÚSC převod ve prospěch účtu 963 - Účet výsledku hospodaření.
konečné zůstatky na účtech
- účtové skupiny 21: vztahy ke státnímu rozpočtu a k rozpočtu ÚSC (s výjimkou účtů 215, 216, 217, 218 a 212),
- účtové třídy 4: náklady ÚSC převod na účet 964 - Saldo výdajů a nákladů.
konečné zůstatky na účtech
- 215: vyúčtování rozpočtových příjmů z běžné činnosti,
- 216: vyúčtování rozpočtových příjmů z finančního majetku,
- převod na účet 965: saldo příjmů a výnosů.
konečné stavy na účtech
- 217: zúčtování příjmů ÚSC,
- 218: zúčtování výdajů ÚSC,
- převod na účet 933: převod zúčtování příjmů a výdajů minulých let.
konečné zůstatky
- ostatních účtů aktiv: převod na vrub účtu 962 - Konečný účet rozvažný,
- ostatních účtů pasiv: převod ve prospěch účtu 962 - Konečný účet rozvažný,
- účtu 963: účet výsledku hospodaření,
- účtu 964: saldo výdajů a nákladů,
- účtu 965: saldo příjmů a výnosů,
- účtu 933: převod zúčtování příjmů a výdajů minulých let: převod na účet 962 - Konečný účet rozvažný.
Účetní uzávěrka a závěrka
Účetní uzávěrka:
Uzavírání účetních knih je činnost, při níž se podle ustanovení zákona o účetnictví zjišťují:
obraty stran Má dáti a Dal jednotlivých syntetických účtů,
konečné zůstatky rozvahových účtů aktiv a pasiv,
konečné stavy výsledkových účtů nákladů a výnosů,
základ daně z příjmů a splatná daňová povinnost účetní jednotky za účetní období,
účetní výsledek hospodaření z hospodářské činnosti obce převodem:
- konečného stavu účtů nákladů na vrub účtu 963 - Účet výsledku hospodaření,
- konečného stavu účtů výnosů ve prospěch účtu 963 - Účet výsledku hospodaření.
uskuteční převod některých zůstatků syntetických účtů (ve smyslu kapitoly č. 24 - Otevírání a uzavírání účetních knih, této vnitroorganizační směrnice) na účty:
964 - Saldo výdajů a nákladů a 965 - Saldo příjmů a výnosů.
Účetní závěrka:
Zahrnuje tyto výkazy:
Rozvaha (bilance) organizačních složek státu, územních samosprávných celků a příspěvkových organizací.
Výkaz zisku a ztráty organizačních složek státu, územních samosprávných celků a příspěvkových organizací.
Příloha organizačních složek státu, územních samosprávných celků a příspěvkových organizací.
Tyto výkazy jsou sestavovány na podkladě účtů: 962 - Konečný účet rozvažný a 963 - Účet výsledku hospodaření.
Výkaz pro hodnocení plnění rozpočtu územních samosprávných celků a dobrovolných svazků obcí.
Tento výkaz se sestavuje na podkladě konečných zůstatků vykázaných v účetnictví koncem účetního období, které se převádějí na účty: 964 - Saldo výdajů a nákladů, 965 - Saldo příjmů a výnosů, 933 - Převod zúčtování příjmů a výdajů minulých let.
Účetní jednotky předkládají účetní výkazy podle pokynů Ministerstva financí ČR.
Vnitřní kontrolní systém
- kontrola dokladů,
- souběžné provádění účetních zápisů z hlediska časového a věcného;
- vyhotovení kontrolních soupisek analytických účtů,
- ověřování klíčových vazeb procesu zpracování,
- sestavování předvahy; provádění inventarizace.
Vnitřní kontrolní systém obce tvoří logicky provázaný účetní systém doplněný vnitřními směrnicemi. Řádné fungování vnitřního kontrolního systému zajišťuje, aby byly bezezbytku splněny všechny funkce finančního účetnictví.
Jde o tyto základní funkce finančního účetnictví:
funkce registrační: vedení soustavných záznamů o hospodářských jevech provázejících hospodaření obce,
funkce poznávací: využití řádně vedeného účetnictví (průkazných prvotních dokladů, řádných účetních dokladů a účetních zápisů v účetních knihách) jako důkazního prostředku,
funkce kontrolní: prostředek vykázání hospodaření při správě veřejného majetku, jeho ochrany a efektivního využití,
funkce informační: poskytnutí spolehlivých, průkazných, systémově uspořádaných a objektivních informací externím uživatelům,
funkce analytická a komunikační: jednoznačné určení osob, které mají informace poskytovat, osob, kterým mají být informace sdělovány, co má být obsahem těchto informací, za jaké období a v jakých termínech mají být informace předkládány, v jaké struktuře a v jaké formě mají být informace sdělovány,
funkce ekonomická: poskytování přehledu o finanční situaci veřejných rozpočtů, o efektivním využití a alokaci veřejných finančních prostředků.
Pro řádné zabezpečení všech výše uvedených funkcí finančního účetnictví obce je nezbytně nutné vymezení pravomocí a povinností jednotlivých osob při těchto činnostech a v těchto oblastech:
kontrola dokladů - odpovědnost (obec uvede v příloze odpovědné osoby),
souběžné provádění účetních zápisů z hlediska časového a věcného - odpovědnost: účetní,
vyhotovení kontrolních soupisek analytických účtů - odpovědnost: účetní,
ověřování klíčových vazeb procesu zpracování - odpovědnost: účetní,
sestavování předvahy - odpovědnost: účetní,
provádění inventarizace - odpovědnost: předseda inventarizační komise.
Dohody o hmotné odpovědnosti
Obec uvede osoby odpovědné za jednotlivé oblasti, například: pokladna, vedení účetnictví, účetní uzávěrka, hospodaření podle rozpočtu, dodržování rozpočtové kázně, sledování rozpočtové skladby atd.
Podpisové vzory osob jednajících jménem obce
Obec uvede podpisové vzory v příloze.
Způsob úschovy a ukládání účetních písemností a záznamů na technických nosičích dat
Povinnost úschovy účetních záznamů ukládá účetní jednotce zákon o účetnictví, který stanoví i dobu, po kterou se účetní záznamy uschovávají:
účetní závěrka po dobu 10 let počínajících koncem účetního období, kterého se týkají,
účetní doklady, účetní knihy, odpisové plány, inventurní soupisy a účtový rozvrh po dobu 5 let počínajících koncem účetního období, kterého se týkají,
účetní záznamy, kterými účetní jednotky dokládají formu vedení účetnictví po dobu 5 let počínajících koncem účetního období, kterého se týkají.
Účetní záznamy mohou mít písemnou nebo technickou formu. Na všechny formy účetního záznamu se pohlíží stejně.
Pokud jsou účetní záznamy vedeny ve formě, ve které je jejich obsah bez dalšího nečitelný, jsou účetní jednotky povinny disponovat takovými prostředky, nosiči a vybavením, které umožní uskutečnit převod účetních záznamů do formy, v níž je jejich obsah pro fyzickou osobu čitelný.
Pro potřeby ověřování účetní závěrky auditorem, jejího zveřejňování a pro potřeby územních finančních orgánů a kontrolních orgánů jsou účetní jednotky povinny na požádání umožnit oprávněným osobám seznámit se s obsahem jimi určených účetních záznamů v uvedené formě. Tyto povinnosti mají účetní jednotky po dobu, po kterou jsou povinny vést nebo uschovávat uvedené účetní záznamy.
Účetní jednotky jsou povinny zajistit ochranu účetních záznamů a jejich obsahu, použitých technických prostředků, nosičů informací a programového vybavení před jejich zneužitím, poškozením, zničením, neoprávněnou změnou či přístupem k nim, ztrátou nebo odcizením.
Obec uvede, jak jsou v jejích podmínkách účetní písemnosti a záznamy na technických nosičích dat uschovávány.
auditorka
Pro přidávání komentářů se musíte nejdříve přihlásit.
Pěkná, leč obsáhlá sumarizace. Dnes už si ale obce nechávají vést účetnictví účetní firmou... My jsme třeba u FChain - http://cz.f-chain.com