Dosud si řada obcí a měst nekoncepčně pořizuje směsici různorodých informačních systémů - například pro vedení účetnictví, agendy místních poplatků či evidenci a správu svého majetku, aniž by byly navzájem propojeny a poskytovaly komplexní informace jak jednotlivým úředníků,, tak managementu úřadu....
Dosud si řada obcí a měst nekoncepčně pořizuje směsici různorodých informačních systémů - například pro vedení účetnictví, agendy místních poplatků či evidenci a správu svého majetku, aniž by byly navzájem propojeny a poskytovaly komplexní informace jak jednotlivým úředníků,, tak managementu úřadu.
Ze svých dlouholetých zkušeností plzeňské společnosti MARBES CONSULTING, s. r. o., to tvrdí její obchodní ředitel Ing. Miroslav Dvořák. Podle něho se v praxi stále ještě vyskytují případy, kdy úředník obce třeba přizná občanovi příspěvek na bydlení, aniž by mohl vzít v úvahu, že právě tento občan už roky radnici neplatí místní poplatek za svého psa. Vhodný informační systém může pomoci řešit nejen jednoduchý případ, kdy jednotlivé agendy spolu nedovedou komunikovat a sdílet data, ale zajistí řešení i mnohem složitějších zadání.
VNESE JASNO DO ROZPOČTŮ
Třeba aby systém byl nastaven tak, že dokáže předpovědět čerpání rozpočtu na úrovni jednotlivých odborů. "Nepochybně dnes snad už všude vedoucí odborů mají přehled o čerpání peněz ze své kapitoly rozpočtu," říká Ing. Miroslav Dvořák. "Jenže to jsou obvykle informace o tom, co se již stalo. Často si nejsou jisti, zda kupříkladu z titulu dlouhodobých smluv ke konci roku rozpočet svého odboru už fakticky nepřekračují, nebo zda naopak nehrozí riziko, že jej zbytečně nevyčerpají." Nejde však pouze o reporting čerpání a disponibility rozpočtu. Moderní systém totiž poskytuje uživateli i komfortní nástroje k samotnému sestavení rozpočtu organizace, k jeho úpravám prostřednictvím rozpočtových změn a k modelování a výběru optimální varianty.
POŘÁDEK V MAJETKU
Magistrátní a další větší města, ale zejména kraje, zásluhou moderních systémů získají komplexní a aktuální přehled o svém rozsáhlém majetku, a mohou tak s ním efektivněji nakládat. Ať už jde o budovy škol, nemocnic a sociálních zařízení či o dopravní stavby apod., které mají svěřeny, nebo je svěřují do správy dalších organizací s právní subjektivitou. K takovému majetku úřadu většinou chybějí informace o jeho technickém stavu, vydaných penězích na jeho opravy a údržbu, o dalších smlouvách, které se k němu váží apod. Neřkuli aby se na úrovni magistrátu nebo krajského úřadu mohly účelně plánovat a realizovat investice.
"To je ze strany moderních informačních technologií výzva, na niž by veřejná sprá-va měla slyšet," konstatuje Ing. Miroslav Dvořák.
AGENDY V SOULADU SE ZÁKONY
Vhodně zvolený informační systém může chránit i samotného úředníka. Systém lze totiž vnitřně nastavit i tak, aby fungoval v souladu se správním řádem a úředníkovi de facto "napovídal" správné kroky, které má při vyřizování dané věci učinit. Také občan pak může mít větší jistotu, že se v jeho věci postupuje v souladu se správním řádem a dalšími zákony, a navíc že se jeho záležitost řeší rychle a efektivně.
Multiagendový systém díky integraci jednotlivých majetkových a partnerských evidencí či registrů do vrstvy městských agend nabízí i další zajímavé možnosti. Úředník spravující poplatky a pohledávky tak může mít nepřetržitě k dispozici aktuální informace o saldu partnera, stavu plnění platebního kalendáře, plnění závazků plynoucích ze smlouvy, nástroje pro efektivní vymáhání pohledávek a mnoho dalších.
Připomeňme také, že pro moderní systémy je samozřejmostí automaticky průběžně prezentovat na webu vybrané, neustále aktualizované informace, které ocení jak občané, tak pracovníci úřadu. Pro interní potřebu to může být třeba každodenní sumář o stavu a předpovědi čerpání rozpočtu toho kterého odboru, pro veřejnost zase například informace o vypisovaných výběrových řízeních, či po zavedení identifikačního systému i informace pro občana o stavu vyřizování jeho konkrétní žádosti.
V PŘÍBRAMI ZVOLILI PROXIO
Na příbramské radnici informační nástroj pokrývající komplexně celou paletu činnosti úřadu při garanci bezpečné správy a nízkonákladového provozu už mají. Je jím komplexní informační systém PROXIO. Ing. Bc. Jarmila Nováková, tajemnice Městského úřadu Příbram, konstatuje, že PROXIO sjednotilo informační prostředí úřadu a zefektivnilo je do té míry, že nyní představuje komplexní nástroj pro každodenní činnost zaměstnanců radnice, a to od referentů až po management. "Potvrzuji, že jsme pro kvalitu práce úřadu vybrali správně, " odpověděla na náš dotaz s tím, že uživatelé si dokonce sami vyžádali rozšíření systému PROXIO o další agendy.
IVAN RYŠAVÝ
