Jakkoli se může zdát, že zadávací řízení je v podstatě pouze nezbytné zlo komplikující život zadavatelům, objektivní pozorovatel musí konstatovat, že zákonná úprava zadávání zakázek veřejnými subjekty není zcela jednoduchá a srozumitelná.
Stejně jako příprava nabídky uchazečů, tak i zpracování všech dokumentů a respektování všech zákonných postupů ze strany zadavatelů vyžaduje nejvyšší stupeň obezřetnosti a pečlivosti. I jen zdánlivě malé přehlédnutí má za následek nesplnění podmínek stanovených zákonem a zmaření celého zadávacího řízení, ztrátu často nemalých prostředků zadavatele i samotného uchazeče.
VARIANTY NABÍDKY
Podle platného znění zákona o veřejných zakázkách jsou přípustné varianty podané nabídky uchazečem pouze v těch případech, kdy je jako základní hodnotící kritérium ekonomická výhodnost nabídky a zároveň tuto možnost zadavatel sám předem připustil v zadávacích podmínkách. To znamená buď přímo v zadávací dokumentaci, či v oznámení nebo výzvě o zahájení zadávacího řízení. V takovém případě musí požadavky na varianty uvést v zadávací dokumentaci.
V praxi se můžeme setkat se dvěma základními pochybeními. Zaprvé, zadavatel sice možnost varianty nabídky připustí v oznámení či výzvě o zahájení zadávacího řízení, ale již v zadávací dokumentaci neuvede, jak by měly jednotlivé varianty vypadat, tj. neuvede žádnou bližší specifikaci, jak ukládá zákon. Zadruhé, zadavatel možnost výslovně nepřipustí ani v oznámení či výzvě k podání nabídek, ani v zadávací dokumentaci, ale přesto nevyřadí nabídky uchazečů, které varianty obsahují.
Tyto nedostatky a pochybení nakonec způsobí, že nabídky jednotlivých uchazečů jsou neporovnatelné, nelze proto spravedlivě a v duchu rovného přístupu ke všem uchazečům a jejich nediskriminaci určit vítěze. A zadávací řízení musí být zrušeno.
OTEVÍRÁNÍ OBÁLEK
Další možnou slabinou zadávacího řízení je otevírání obálek s nabídkami uchazečů. I tato procedura se musí řídit zákonnými pravidly. Není přece možné, aby se dodavatelé/uchazeči o termínu otevírání obálek či o místě, kde bude probíhat, nedozvěděli, a tím jim byla znemožněna účast a de facto i kontrola správného postupu jmenované komise.
Jaké jsou povinnosti veřejného zadavatele v této oblasti?: Povinnost ustanovit komisi pro otevírání obálek nemá sektorový zadavatel a dále ten, který zadává zakázku na základě rámcové smlouvy. To ale neznamená, že by tím směli uchazeče omezit na jeho právech - práva a povinnosti této komise vykonává a plní přímo zadavatel. Ten může rovněž ustanovit, že práva a povinnosti komise pro otevírání obálek s nabídkami bude plnit hodnotící komise.
Jaké jsou nejčastější prohřešky a nedostatky?: Ustanovená komise není jmenována vůbec, ani její práva a povinnosti nejsou přeneseny na hodnotící komisi, eventuálně na zadavatele. Rovněž se stává, že komise pro otevírání obálek s nabídkami sice existuje, ale není - podle zákona - minimálně tříčlenná (v praxi je běžné, že se na otevírání obálek dostaví dva členové). Bývá to nejčastěji tehdy, když třetí člen onemocní, je na dovolené a podobně a není za něj předem určen náhradník (to samozřejmě neznamená, že tato komise nemůže mít například pět či více členů).
Zákon také ukládá, že právo zúčastnit se otevírání obálek s nabídkami mají všichni uchazeči, jejichž nabídky byly doručeny zadavateli ve lhůtě pro podání nabídek (tedy nikoli dodavatelé, kteří svoji nabídku doručili později), a dále všechny ostatní osoby stanovené zadavatelem (například jmenovaný zástupce zadavatele podle mandátní smlouvy apod.).
Mnozí uchazeči o tomto svém právu nevědí. V praxi se tak stává, že zadavatel "opomene" termín a místo otevírání obálek v zadávacích podmínkách specifikovat, následně nesplní svoji zákonnou povinnost sdělit písemně všem uchazečem nejpozději 5 pracovních (nikoli kalendářních!) dní před stanoveným termínem datum a místo konání otevírání obálek.
Jinou častou chybou veřejného zadavatele je porušení zákonné lhůty pro otevírání obálek s nabídkami. Ty je nutné otevřít buď v termínu stanoveném zadavatelem, či nejpozději do 30 dní po uplynutí termínu pro doručení nabídek.
V praxi se rovněž stává, že komise otevře i obálky, které byly doručeny až po termínu stanoveném k doručení nabídek uchazečů, což je v rozporu se zákonem.
Ačkoli na první pohled se může celá procedura jevit jako zbytečná a zatěžující zejména zadavatele, je velmi důležitá kvůli transparentnosti zadávacího procesu. Nabízí totiž ostatním uchazečům možnost zkontrolovat neporušenost obálek před jejich otevřením, dále dozvědět se identifikační údaje o všech uchazečích, kteří podali své nabídky včas (v termínu stanoveném zadavatelem). Leccos také napoví i samotný přístup a jednání konkrétního zadavatele. Z vlastní zkušenosti vím, že informace získané při této příležitosti jsou cenné a pro zadavatele to rozhodně není ztráta času.
MIMOŘÁDNĚ NÍZKÁ NABÍDKOVÁ CENA
Velmi častým sporným bodem jednání v zadávacím řízení je postup zadavatele související s mimořádně nízkou nabídkovou cenou některého uchazeče. V praxi k této situaci může celkem snadno dojít. Větší diference v nabídkové ceně neznamená vždy chybu ze strany uchazeče, například v případech, kdy lze uplatnit inovativní postupy v řešení.
Je tedy nesprávné, když zadavatel konstatuje, že určitý uchazeč nabídl mimořádně nízkou nabídkovou cenu (hranice odchylky této ceny od ostatních nabídkových cen uchazečů v dané soutěži přitom není nijak ostře vymezena, obecně se má za to, že je to cena, která je mimořádně nízká vzhledem k předmětu zakázky) a následně vyřadí takového uchazeče ze soutěže.
Správným zákonným postupem je vyžádat si od tohoto uchazeče písemné zdůvodnění těch částí nabídky, které jsou pro stanovení výše nabídkové ceny podstatné s termínem tří pracovních dní (ode dne doručení žádosti uchazeči) pro doručení vysvětlení hodnotící komisi (ta může stanovit i lhůtu delší, nesmí ji však zcela eliminovat). Další možností je přizvat uchazeče na jednání, ale až po písemném zdůvodnění, které je doručeno včas.
Pokud hodnotící komise neuzná zdůvodnění, nepodá-li uchazeč písemné vysvětlení či se nedostaví k jednání hodnotící komise (ačkoli byl řádně pozván, a to alespoň 5 pracovních dní před konáním jejího zasedání), vyřadí komise takového uchazeče ze soutěže.
PETR MAN
ASAGRAPH, s. r. o.
Zakázky na portálu kraje
Odbor informatiky Krajského úřadu Plzeňského kraje vytvořil nově na webových stránkách Plzeňského kraje přehled veřejných zakázek (viz http://zakazky.plzensky-kraj.cz či prostřednictvím odkazu v pravé horní části hlavní strany portálu kraje http: //www.plzensky-kraj.cz.), které vyhlašuje kraj a organizace, u nichž je zřizovatelem a zakladatelem.
Zápis informací o jednotlivých zakázkách jsou od letošního 1. září povinny učinit jednotlivé odbory krajského úřadu a krajské organizace. V evidenci jsou uváděny zakázky od finančního limitu půl milionu korun a údaje jsou zadávány vždy při vyhlášení (oznámení) zakázky a při rozhodnutí o jejím výsledku. Publikování veřejných zakázek na portálu kraje má posílit transparentnost zadávání zakázek.
/sk/
