Elektronizace čím dál více zasahuje oblast veřejné správy. Od loňského roku například platí, že územní samosprávné celky jako tzv. veřejnoprávní původci uvedení v zákoně o archivnictví (č. 499/2004 Sb.) jsou povinné evidovat dokumenty v elektronické podobě. Jak se v tomto ohledu městům a obcím daří, jsme zjišťovali v západočeském Starém Plzenci.
K dalšímu softwaru, který zde pomáhá s nejrůznější agendou, si místní pořídili i spisovou službu. »Už jsme ji vlastně měli mít dřív, ale spisová služba má u nás vazbu na systém Vita, který používá stavební úřad, a chtěli jsme vše řešit současně a komplexně,« říká Ing. Zdeněk Kugler, tajemník Městského úřadu ve Starém Plzenci. Spisová služba je zde součástí širšího softwaru s názvem eObec, jehož plné využití se teprve plánuje. Zatím místní, kromě spisové služby, využívají ePodatelnu, která je už zhruba čtyři roky pro města také zákonnou povinností.
Instalace Spisové služby proběhla už v polovině prosince, od ledna běží ostrý provoz. »Ve skutečnosti pokračujeme i nadále cvičně,« konstatuje tajemník. »Zcela zvládnout nový způsob práce chce přece jen nějaký čas. Se systémem pracují všichni úředníci městského úřadu, což je asi 20 lidí. Práci s ním ještě nemáme zažitou, ale učíme se bojem - prostě daný dokument musíme vyřídit.« Nutnost elektronické práce s dokumenty odstartovalo uzákonění datových schránek. Ty používají ve Starém Plzenci už víc než rok. Dosud ale postupovali tak, že dokumenty posílal do schránky každý za sebe a podací deník byl veden v papírové podobě.
ADRESÁT STOKRÁT JINAK
V okamžiku zavedení elektronické komunikace se musí změnit celý styl práce. To samozřejmě zpočátku celou administrativu zpomalí, ale zhruba po roce praxe se vše dokonale zažije a práce se proti minulosti výrazně zrychlí. Teprve potom to pracovníci úřadů opravdu ocení. »Už dnes vidíme velkou výhodu v tom, že se nás do podacího deníku může podívat víc najednou, zatímco dřív jsme si jej museli půjčovat,« říká Renata Lukuczová, referentka odboru výstavby. »Ale fáze učení je těžká,« dodává.
Problém vidí pracovníci úřadu hlavně v adresáři. Ten využívá číselník České pošty, v němž je však adresa prezentována jen jedním možným způsobem. »Například adresát, žijící na Náměstí Bratří Synků 5, Praha 4, je tam uveden jen s touto adresou. A pouze, je-li přesně takto zadána, ji systém dokáže najít. Máme-li ale u nás adresu Bří. Synků 5 - což je ovšem pouze jedna z možných variant - systém ji nenajde, ačkoli číselník České pošty ji takto vyžaduje,« vysvětluje Marie Šulová, další referentka téhož odboru. »To znamená, že člověk musí ty adresy v adresáři nejprve »ručně« dohledat a na zásilkách upravit, než je může elektronicky odeslat,« dodává.
Tomáš Janoušek, IT specialista, který má ve Starém Plzenci nový software na starosti, vidí řešení tohoto problému v centrálních registrech, kde by byly veškeré možné používané transkripce adres, a systém by je tak pro konkrétní zásilky čerpal z jednoho spolehlivého a hlavně kompletního zdroje. Bohužel to je hudba dost vzdálené budoucnosti, protože založení centrálních registrů bylo odsunuto na neurčito.
NAČ HLEDAT, CO SE NAJDE SAMO
Ing. Kugler upozorňuje na další problém: »Stává se nám také, že nemůžeme najít IČ. V takovém případě nelze použít datovou schránku, ale zásilku je nutné poslat papírovou cestou.« Na rozdíl od adres v různých tvarech, má tento problém jednoduché řešení. »Každá právnická osoba má dnes datovou schránku,« říká Martin Bursa, konzultant Asseco Solutions, který se ve Starém Plzenci o software stará. »Pokud neznáte IČ, nemusíte složitě hledat. V rámci spisové služby je k dispozici tlačítko Dohledat schránku ISDS, a to najde adresu podle kteréhokoli atributu, aniž byste museli znát právě IČ.«
Přes všechny »porodní« problémy elektronické práce s dokumenty však evidentně převažuje velká výhoda: Úřady dnes díky ní ušetří nemalé peníze za poštovné. Poněkud úsměvné však je, že takto ušlý zisk stát České poště refunduje, takže ačkoli obce nyní ušetří, daňový poplatník nikoli.
STAVBA POVOLENA
Jestliže jsme se na začátku zmínili o stavebním úřadu, pojďme na toto téma pokračovat. Mnohé stavební úřady v naší zemi mají specializovaný software s názvem Vita. Prostřednictvím tohoto softwaru jsou například přijímány a vyřizovány žádosti o stavební povolení a vydávána příslušná rozhodnutí. Dál už ale Vita s dokumenty nepracuje, předá je spisové službě, která realizuje jejich zasílání občanům prostřednictvím datových schránek. Přitom oba systémy spolu musí umět výborně komunikovat. Dodavatel sofwaru, který obsahuje spisovou službu, tedy musí být schopen uzpůsobit jej tak, aby v komunikaci nenastaly problémy. Ve Starém Plzenci proto eObec doznala mnoha dovývojů na míru, aby komunikace na trase: Vita - spisová služba - datová schránka - občan nikde nevázla.
Do vývoje však nezůstaly jen u vyřešení plynulé komunikace, jako je tomu na mnoha jiných úřadech. Ve Starém Plzenci se data z Vity přímo ve spisové službě ukládají, což přináší okamžitou výhodu - pracovníci, kteří se něco potřebují dovědět, nemusí do Vity, ale stačí jim podívat se do spisovky. Výhodou, která však bude patrná až po nějaké době, je skutečnost, že pokud by se Vita časem nahrazovala jiným softwarem, budou ve spisové službě příslušná data k dispozici.
Renata Lukuczová oceňuje možnost hromadného přístupu do podacího deníku.
Ing. Kugler v nadsázce přirovnává osvojování nového systému k boji.
FOTO: AUTORKA
