V naší obci vznikl spor o obsah zápisů z jednání zastupitelstva obce. Někteří zastupitelé namítají, že jejich vyjádření na zasedání zastupitelstva nejsou zaznamenána přesně, a požadují, aby součástí zápisu byl doslovný přepis diskuse. Zápisy se tak opakovaně »přepisují«, ačkoli je již...
V naší obci vznikl spor o obsah zápisů z jednání zastupitelstva obce. Někteří zastupitelé namítají, že jejich vyjádření na zasedání zastupitelstva nejsou zaznamenána přesně, a požadují, aby součástí zápisu byl doslovný přepis diskuse. Zápisy se tak opakovaně »přepisují«, ačkoli je již starosta i ověřovatelé podepsali. Jak máme řešit tuto situaci? Je možné v zápise zcela opominout jakýkoli záznam diskuse? A jak máme postupovat při řešení námitek zastupitelů - lze podávat námitky vůči jakémukoli »minulému« zápisu nebo jen vůči poslednímu zápisu?
Zákon č. 128/2000 Sb., o obcích (obecní zřízení), v platném znění, stanoví povinné náležitosti zápisu ze zasedání zastupitelstva obce v § 95 odst. 1. V zápise se vždy uvádí počet přítomných členů zastupitelstva obce, schválený pořad jednání zastupitelstva obce, průběh a výsledek hlasování a přijatá usnesení. Zápis podepisuje starosta nebo místostarosta a určení ověřovatelé. Podle zákona o obcích tedy není povinnou součástí záznam diskuse k jednotlivým bodům jednání, lhostejno, zda by se jednalo o doslovný přepis například zvukového záznamu nebo o shrnutí podstatného obsahu diskuse (některé názory sice dovozují, že obsah diskuse se zaznamenává v rámci »průběhu hlasování«, takový rozšiřující výklad je však přinejmenším velmi sporný, když hlasování a diskuse jsou logicky dvě odlišné věci). Na druhou stranu zaznamenávání diskuse lze považovat za žádoucí, neboť vypovídá o vůli zastupitelstva ústící v přijaté usnesení a v tomto smyslu přijaté usnesení »interpretačně doplňuje«.
Rozhodnutí o tom, zda v zápise z jednání zastupitelstva bude uváděn i obsah diskuse a pokud ano, v jakém rozsahu, je tak zcela na vůli zastupitelstva obce. Je vhodné takové rozhodnutí učinit již v rámci jednacího řádu a v něm upravit podrobnější pravidla. Lze doporučit, aby v zápise bylo uváděno shrnutí podstatného obsahu diskuse s tím, že každý člen zastupitelstva má právo požadovat, aby jeho vyjádření ke konkrétnímu bodu bylo v zápise uvedeno doslovně (je-li to možné například z pořizovaného zvukového záznamu, případně, pokud zastupitel své vyjádření dodá písemně).
V popsaném případě se členové zastupitelstva obce domáhají skrze námitky proti obsahu zápisu toho, aby jimi učiněná vyjádření byla v zápise uváděna přesněji či doslovně, přičemž zápis se, jak uvádíte, »přepisuje«, ačkoli již byl podepsán starostou a ověřovateli. Takový postup však není správný. Zápis ze zasedání zastupitelstva obce »vzniká« podpisem starosty nebo místostarosty (podle některých názorů až podpisem ověřovatelů). To znamená, že až tímto okamžikem se z »podkladu« stává »zápis« ve smyslu veřejné listiny podle § 95 odst. 1 zákona o obcích. Jsou-li proti němu podány námitky (a ty lze podat až proti zápisu, tj. až v okamžiku, kdy právně existuje) a je-li námitkám vyhověno, nemělo by docházet k přepisu původního zápisu. Avšak v zápise ze zasedání, na němž bylo námitkám vyhověno, se uvede, v čem se »námitkovaný« zápis mění, doplňuje a podobně (je případně možné i pořídit dodatek »námitkovaného« zápisu). Je totiž nezbytné vždy zachovat původní zápis tak, aby bylo zřejmé, jaké jeho části se námitky týkaly a jak byly vyřízeny (na původním zápise je vhodné poznamenat, že o námitkách proti němu bylo rozhodnuto na konkrétním dalším zasedání). Nic nebrání ani tomu, aby koncept zápisu byl zastupitelům předem, tedy dříve, než jej podepíše starosta a ověřovatelé, neformálně zaslán k vyjádření a k případnému doplnění.
Zákon o obcích v § 95 odst. 2 uvádí, že o námitkách člena zastupitelstva obce proti zápisu rozhodne nejbližší zasedání zastupitelstva obce. V praxi je přitom toto ustanovení vykládáno nejednotně - některé přístupy uvádějí, že námitky lze podat proti jakémukoli zápisu s tím, že po jejich podání musí být věc zařazena na nejbližší zasedání, jiné, že námitky lze podat jen proti »poslednímu« zápisu. Zákon zde není jednoznačný. Je tudíž vhodnější zvolit první variantu, tedy připustit podání námitky proti jakémukoli zápisu (respektive proti jakémukoli zápisu z jednání zastupitelstva obce v daném funkčním období).
Je-li však námitka podána proti některému ze starších zápisů, například proti zápisu z ustavujícího zasedání daného zastupitelstva obce, může ji zastupitelstvo bez dalšího svým rozhodnutím odmítnout s tím, že vzhledem ke stáří zápisu již nelze námitce vyhovět (bude-li však k dispozici zvukový či obrazový záznam, je situace samozřejmě jiná a námitka by měla být řešena »věcně«).
JUDr. ADAM FUREK
právník
