Třebaže česká legislativa již několik let umožňuje používání elektronických faktur a některé organizace tuto formu uplatňují, elektronická fakturace se u nás navzdory nezanedbatelným možným přínosům zatím příliš neprosadila. Podaří se průlom České spořitelně, která přichází od 1. června letošního roku se službou @FAKTURA 24, s níž se obrací také na veřejnou správu?
Podle Barbory Grohové z odboru Corporate Cash Management České spořitelny se odhaduje, že veřejný sektor u nás přijímá ročně na 30 milionů faktur. Při zavedení elektronické fakturace by úspory pouze v tomto sektoru mohly dosáhnout 300 milionů korun ročně.
SKANDINÁVIE PŘÍKLADEM
Českou spořitelnu k zavádění elektronické fakturace však vede i fakt, že ve vyspělých členských zemích Evropské unie se tato novinka už i ve ve veřejné správě velmi silně ujímá. Například v Dánsku již mají dodavatelé zákonnou povinnost posílat své faktury do sektoru veřejné správy výhradně v elektronické podobě. Ve Švédsku se připravují na to, že od 1. července 2009 bude veřejný sektor zasílat a přijímat faktury pouze v elektronické podobě. Ve Finsku hodlají přijmout stejné opatření a už během letošního jara některé státní instituce začínají zasílat svým zákazníkům faktury v elektronické podobě.
A proč se zrovna banka angažuje v zavádění elektronické fakturace? Zatím šlo o doménu spíše softwarových firem, dodávajících příslušná řešení. Zadáte-li pojem "elektronická faktura" do internetového vyhledávače, ve výsledcích se objeví na prvních místech nabídky například společností Activa, CNS, Editel CZ, Fakturace CZ společnosti ART Data nebo služby elektronické výměny dokumentů EDI několika společností. V popředí se stále drží i popis nedotaženého projektu Elektronická faktura, který vyhlásilo Sdružení pro informační společnost již v roce 2003.
"Banka je a vždy bude součástí platebního procesu," vysvětluje zájem České spořitelny o elektronickou fakturaci kolega Grohové Petr Hojný. "Výstavce vystaví fakturu, pošle ji příjemci a ten uskuteční platbu prostřednictvím banky. Proč by nemohli obchodní partneři komunikovat přímo prostřednictvím banky? Navíc banky jsou standardně považovány za nejdůvěryhodnější instituce."
MÍSTO JEDENÁCTI JEN SEDM KROKŮ
Současný proces fakturace lze schematicky rozdělit do 11 postupných kroků:
1) objednávka;
2) vytvoření faktury;
3) tisk;
4) vkládání do obálek (poštovné včetně);
5) distribuce obálek poštou;
6) příjem faktury příjemcem a následné třídění;
7) zadávání (skenování);
8) ověření (validace);
9) zahájení schvalovacího procesu;
10) schvalovací proces 1 - 2 kroky;
11) provedení platby.
Při zavedení elektronické fakturace zcela odpadnou kroky číslo 4 až 7. Pokud organizace využije službu elektronické fakturace, dostane fakturu elektronicky, a to buď přímo do svého účetního/ERP systému, anebo může zvolit také variantu internetového portálu www.faktura24.cz. Ty nejmenší organizace pak mohou využít pro příjem faktur v grafické podobě (pdf) i aplikaci internetového bankovnictví Servis 24.
Nejde však jen o úsporu nákladů na vystavení a zpracování faktury, tisk a distribuci vystavených faktur a poštovné. Elektronické faktury také zlepší peněžní tok, neboť jsou zaplaceny rychleji. Další přínosy by se mohly shrnout pod pojem "snížení operačního rizika". Tím se míní lepší kvalita zpracování faktur (zvýšení rychlosti a snížení chybovosti), možnost okamžité kontroly přijatých faktur s objednávkami, snížení rizika podvodného zaslání faktury (výstavce faktury je identifikován provozovatelem sítě pro výměnu faktur).
JAK DLOUHO BUDOU POPELKOU?
Proč tedy při tolika výhodách je elektronická fakturace u nás pořád spíše Popelkou? Problém spočívá v tom, že o ni musí mít zájem a souhlasit s ní obě strany - jak výstavce faktury, tak její příjemce. A tento oboustranný souhlas by neměl žádné ze stran přinést jakékoliv zvláštní technické potíže: Elektronická faktura by měla být pro příjemce stejně čitelná a dále "zpracovatelná", jak je na to běžně zvyklý u jiných dokumentů.
Tento problém pomáhá odstranit provozovatel sítě pro výměnu faktur, zvaný též konsolidátor. Pokud se organizace připojí k jeho službě, může přijímat faktury od jakéhokoli obchodního partnera, který je rovněž členem této sítě, a stejně tak sama může posílat faktury kterémukoliv partnerovi, který je do sítě zapojen. Přitom každý komunikuje pouze svým vybraným komunikačním protokolem a nemusí se starat, jaký formát používá jeho partner.
Příjemce spolu se strukturovanými daty obdrží i grafickou podobu faktury ve formátu pdf, která je podepsána elektronickým podpisem výstavce nebo elektronickou značkou. To znamená, že splňuje všechny náležitosti daňového dokladu podle zákona o DPH. Tuto certifikaci si výstavce faktury zajišťuje buď vlastními prostředky, nebo ji místo něj může provádět služba @FAKTURA 24.
Prvními klienty služby @FAKTURA 24 jsou ČEZ, partner celého projektu, a dále společnosti E.ON a Veolia, tedy vesměs velké a silné firmy, pro něž zřejmě není problémem přimět k zapojení do systému své partnery. Jak tomu však bude u organizací veřejné správy, které Česká spořitelna poprvé oslovila letos v dubnu na konferenci Internet ve státní správě a samosprávě v Hradci Králové?
"Z finančního hlediska jde jednoznačně o výhodnou záležitost. Pro výstavce faktury je jedinou investicí potřebnou do začátku jednorázový vstupní poplatek za používání například portálového řešení ve výši 3900 korun. A pak už s každou vystavenou fakturou jen šetří peníze, protože poplatky za elektronickou transakci jsou výrazně nižší než náklady na zhotovení a odeslání papírové faktury. Příjemce faktury (organizace), který také platí transakční poplatky a jednorázový poplatek za připojení na portál, ušetří především za práci s převáděním údajů z tištěné faktury do svého účetního systému, a to díky importu dat elektronické faktury," uvádí Petr Hojný. A Barbora Grohová doplňuje: "Záleží tedy hlavně na organizačním úsilí, které zájemci o tuto službu vyvinou mezi svými obchodními partnery."
Česká spořitelna nabízí ještě další variantu, která by byla vhodná pro komunikaci veřejné správy s občany. Jde o zasílání elektronické faktury v grafické podobě, nikoli ve strukturovaných datech, prostřednictvím služby Servis 24, která představuje nejrozšířenější formu internetového bankovnictví v ČR. Protože však vyžaduje, aby občan měl zřízen účet u České spořitelny, jedná spořitelna s dalšími bankami o tom, aby perspektivně bylo možné využít ke stejnému účelu také jejich internetové bankovní účty.
JAROSLAV WINTER
Porovnání způsobů připojení (1)
Pro přidávání komentářů se musíte nejdříve přihlásit.
Dobrý den
elektro faktury jsou nej
ja na to pouzivam toto https://imboss.cz/ a nemuzu si to vynachvalit je tam i qr kod coz je super