Pojďme lehce upravit název dramatu bratří Čapků „Ze života hmyzu“ na pro nás zajímavější verzi „Ze života pracovníka úřadu“, abychom si přiblížili, čím vším se musí denně zabývat. Kromě jednání a osobních schůzek se jeho pracovní program skládá z vyplňování, přepisování, sestavování, ověřování, kopírování či přenášení různých dokumentů. Skoro na každém úřadě tak hraje prim papír, který je účastníkem naprosté většiny činností.
Kdo to změní?
Změnit tuto situaci může pouze komplexní agendový informační systém, změna stávajících procesů, úprava legislativy a chuť klíčových osob, které transformaci v digitální úřad 21. století podpoří. Společnost VERA vás může ve většině bodů významně podpořit. Již více než 20 let vyvíjí a implementuje kvalitní informační systémy VERA Radnice a VERA Dimenze, které jsou určeny výhradně veřejné správě a pokrývají všechny agendy úřadů. Odborné znalosti jejích pracovníků vám pomohou při zavádění systému, implementaci nové legislativy a technicky a metodicky po celou dobu jeho provozu.
Čím se to změní?
S komplexním informačním systémem ubyde úřadu mnoho starostí. Představte si, že všichni najednou pracují se stejnými daty, která se zadávají pouze jednou. Dokumenty ke schválení se posílají online, zápisy z jednání jsou okamžitě po skončení schůze připraveny ke zveřejnění a občanům je úřad přístupný nonstop. Jak je to možné? Vzájemné vazby mezi jednotlivými agendami informačního systému umožňují sdílet, kooperovat, elektronicky schvalovat atd. Integrace však postoupila dále a kromě vazeb na registry a další centrální systémy také znamená propojení webových stránek města s informačním systémem.
Toto propojení zajišťuje, že občané mohou vyhledávat informace a vyřizovat své životní situace, kdy zrovna potřebují. Nástroj, který jim k tomu pomůže, se jmenuje Portál občana a zahrnuje i úplné elektronické podání. Občan samozřejmě nemusí nic instalovat, protože Portál občana je přirozenou součástí webu města.
Ve strategických plánech rozvoje eGovernmentu ČR se úplné elektronické podání objevuje již dlouhou dobu, ale až v současnosti se stalo realitou. Mezi jeho základní principy například patří komunikace mezi úřadem a občanem probíhající výhradně elektronicky; občan nezadává data, která jsou úřadu známá; úřad může s podáním rovnou dále v informačním systému pracovat a nikdo nic nepřepisuje. Nikdo tedy neudělá chybu.
Nejtěžší je začít
Základem je mít jeden kvalitní informační systém, který umožňuje efektivně pracovat všem zaměstnancům úřadu. Odpadne tak řada zbytečných činností, kterým se jinak musí věnovat. Poté se můžete směle pustit do nadstaveb typu Portál občana, kterými pomůžete nejen referentům, ale i občanům. A vaši energii budete moci využít tam, kde je to skutečně potřeba.*
Ing. Aneta Blümlová
Marketing Manager
VERA, spol. s r. o.
