Už za sebou máme 1. listopad, tedy příslovečný "Den D", kdy se aktivovaly datové schránky povinných subjektů včetně měst a obcí či krajů. Jaké jsou první zkušenosti, zatím však možná spíše "dojmy", z dosavadního provozu datových schránek municipalit a Krajského úřadu Plzeňského kraje?
Plzeňský kraj je zřizovatelem nebo zakladatelem více než 120 subjektů. Většina z nich patří do oblasti školství. Jde však také o několik ústavů sociální péče, celou řadu kulturních zařízení (muzea, galerie, knihovny), správy a údržby silnic apod. Kraj je rovněž zakladatelem sedmi nemocnic. Na jeho území je však také 501 měst a obcí, z nichž téměř 350 má méně než 500 obyvatel. Z uvedených čísel vyplývá, že když jsme jako kraj chtěli s datovými schránkami pomoci všem těmto našim organizacím a společnostem i městům a obcím, nebyl to nikterak jednoduchý úkol.
Naštěstí současné vedení kraje v čele s hejtmankou doc. MUDr. Miladou Emmerovou, CSc., má na problematiku e-Governmentu a datových schránek v podstatě stejný názor jako vedení předchozí, za jehož působení jsme zahájili první kroky s přípravou na datové schránky. Už od počátku jsme problém viděli především u menších obcí, kde podle našich informací z jiných krajských projektů, bývají potíže s technickým vybavením, konektivitou k internetu a ve výjimečných případech i s informační gramotností představitelů nebo zaměstnanců obce.
INTERNETOVÁ KONEKTIVITA JE KLÍČOVÁ
A propos internetová konektivita. Samozřejmě je pro přístup k datové schránce důležitá, ba téměř zásadní. Na konci první dekády třetího milénia je to možná až neuvěřitelné, ale stále ještě existují obce, kde není možný přístup k vysokorychlostnímu internetu, který je dnes jinak už téměř všude standardem. V takových lokalitách pak zbývá jediná možnost připojení - klasickým starým analogovým modemem o rychlosti (v lepším případě) 44 kbps. Obrazně řečeno, je to stejné, jako když do práce jezdíte novou octavií, zatímco váš kolega z vedlejší vesničky musí tutéž vzdálenost absolvovat denně pěšky. Byl bych velmi vděčný vládě - nebo komukoliv jinému, kdyby se nedostupností vysokorychlostní konektivity zabývala a řešila ji. Plzeňský kraj se bude velmi snažit, aby například i s využitím evropských fondů alespoň na jeho území taková místa zmizela.
Když jsme se v polovině roku 2008 začali připravovat na datové schránky, zjistili jsme, že nám chybí dostatek relevantních informací a že už vůbec nemáme jasno v tom, s čím vším datové schránky souvisejí. Proto na jaře 2009 schválila rada kraje zpracování analýzy dopadu zákona č. 300/2008 Sb. na činnost samospráv, přičemž jsme požádali o spolupráci ostatní kraje, některá města i obce - a především ministerstvo vnitra. Právě spolupráce s ním byla pro kvalitu a aktuálnost analýzy klíčová. Spolupráce byla samozřejmě výhodná i pro ministerstvo, protože díky naší společné práci získalo zpětnou vazbu z území.
OPŘÍT SE LZE O TYPOVÉ POSTUPY A SYSTÉM VIRTUOS
Nejdůležitějším výstupem analýzy byly tzv. typové postupy pro jednotlivé druhy samo-správ (například pro malou obec, obec s rozšířenou působností, kraj ...). Postupy jsou od letošního května v aktualizované podobě k dispozici všem městům a obcím na stránkách www.datoveschranky.info v sekci metodika - OVM. Každý typový postup obsahuje krok za krokem přesné pokyny, na co nesmí žádný subjekt při zavádění datové schránky zapomenout. Současně města a obce mohou využívat systém VIRTUOS s důrazem na elektronickou spisovou službu, kterou obsahuje. V neposlední řadě byla nabídnuta možnost konzultace všech souvisejících problémů. VIRTUOS je informační systém, který pro potřeby měst a obcí vyvinul Plzeňský kraj. Obec, která jej využívá, má vyřešeny všechny své "e-governmentové" povinnosti, tedy kromě datových schránek i třeba elektronickou úřední desku nebo elektronické formuláře. Více informací o něm lze najít na www.evirtuos.cz, případně na info@evirtuos.cz.
KRAJSKÉ ORGANIZACE HLÁSÍ: BEZ PROBLÉMU!
Jaký byl náš postup u zřizovaných nebo většinově vlastněných subjektů? Rada kraje jim všem uložila využívat datovou schránku pro komunikaci. Všem organizacím byla nabídnuta hostovaná spisová služba v rámci systému VIRTUOS. Kraj pro ně rovněž zajistil proškolení na využívání datových schránek. Nemáme informace o tom, že by některá naše organizace měla s využíváním datové schránky problém.
Jaká byla příprava pro samotný krajský úřad? Už v červnu jsme byli na spuštění datových schránek připraveni technicky (v intencích v tu dobu známých a vydaných vyhlášek). Ředitel úřadu si s hejtmankou předem odsouhlasil nastavení administrátorů a pověřených osob v datové schránce kraje. Rovněž jsme proškolili zaměstnance úřadu rozdílovým školením elektronické spi- sové služby a její návaznosti na datové schránky. Zaměstnanci se seznámili s principy a možnostmi využívání datových schránek i se souvisejícími zákonnými povinnostmi. Za běžné situace nepřijde žádný z našich zaměstnanců do přímého kontaktu s datovou schránkou, ale vždy jen prostřednictvím elektronické spisové služby. Zahájili jsme rovněž zavádění elektronických podpisů pro zaměstnance s oprávněním cokoliv podepisovat. V červenci jsme převzali přístupo- vé údaje k datové schránce a provedli její základní nastavení. Datovou schránku jsme aktivovali 24. srpna 2009. Byli jsme připraveni na aktivaci již v polovině července, ale bohužel nebyla ještě zcela funkční webová služba pro napojení elektronické spisové služby na ISDS (s využitím systémového certifikátu).
Asi nejdůležitější bude naučit zaměstnance úřadu přemýšlet nad tím, zda lze konkrétní písemnost poslat datovou zprávou, nebo zda musí být poslána v papírové podobě. Doufám, že datové schránky úspěšně překonají všechny porodní bolesti, jež systémy této velikosti a rozsahu mívají a které přinesou skutečnou revoluci v komunikaci veřejné správy.
VÁCLAV KOUDELE
vedoucí odboru informatiky Krajský úřad Plzeňského kraje
