Komunikace je nejdůležitějším prvkem lidské existence. Bez ní bychom nedokázali tvořit, stavět, spolupracovat, anebo vůbec žít. Možná bychom se jen přeskupili do jiné formy, ale i v každém sci-fi nějaká forma komunikace existuje. A jak nejlépe propojit tu virtuální se skutečnou?
Informační technologie jsou pro nás obrovským pomocníkem, který naprostou většinu věcí usnadňuje. Stačí vybrat zástupce, jako je například internet. Dovedete si představit pracovat bez něj? O kolik více času byste strávili nákupem vánočních dárků nebo hledáním informací pro výběr dovolené? Na druhou stranu sociální sítě nebo počítačové hry nám nejen pomáhají, ale čas i nemilosrdně ukrajují.
V práci
Pokud pracujete na úřadě, víte, že informační systémy vám ulehčují řadu každodenních činností, které je nutné vykonat. Zachytí i mnoho „potenciálních průšvihů“ například tím, že uživatele upozorní, že danou věc nejde v informačním systému provést. Problém ale nastává, když úřad nepoužívá jeden komplexní systém, ale každý odbor pracuje ve svém, specializovaném softwaru.
Riziko 1: Babišovo hlášení
Komunikace je důležitá mezi majetkovým a ekonomickým odborem. Je nezbytně nutné, aby souhlasily pohledávky v systému evidujícím nájemné a pohledávky v příjmech na evidenci s účetnictvím. Podstatná je nejen částka, ale i období, do kterého spadají. Pokud spolu jednotlivé odbory nespolupracují, s pravděpodobností hraničící s jistotou dojde k tomu, že vznikne rozdíl – chyba. Největší problém je však chybu vůbec objevit. Pokud se záznamy kontrolují jen jednou za rok, musí pak úředníci procházet položku po položce v účetnictví, nájemném i pohledávkách, což zabere mnoho času a dotkne se spousty lidí. Dalším dopadem je nutnost podat dodatečná daňová tvrzení, tedy přiznání k DPH a kontrolní hlášení. Pokud však pracovníci zjistili chybu až při vyúčtování a chyba se týká vzniklých zdanitelných plnění v předchozím zúčtovacím období, pak je potřeba podat dodatečná přiznání k DPH a opravná kontrolní hlášení za každý měsíc vyúčtovacího období.
Riziko 2: Chybu zjistí až klient
V některých případech se nepodaří zachytit nesrovnalosti na úřadě. Například pokud referenti špatně zadají vstupní údaje nebo dostanou podklady od dodavatelů služeb, které už chybu obsahují. V těchto případech může odhalit problém až právnická osoba, která obdržela fakturu z vyúčtování služeb. Náprava tohoto chybného výsledku, který se zobrazí až ve finančních přehledech úřadu, pak zaměstná nejen referenty odboru majetku, ale také ekonomického, fakturantky a další. Navíc úřad u veřejnosti ztrácí plusové body.
Riziko 3: SIPO neodejde včas
Do třetice se zaměříme na SIPO. Česká pošta vyžaduje, aby jí byl tzv. změnový balíček doručen vždy k 25. dni daného měsíce. Pokud se tak nestane, strhává platby podle minulého měsíce. Zdánlivě vhodné řešení bere za své v situaci, kdy se občan přestěhoval a například nájemné už by platit neměl, anebo mu byla schválena sleva, se kterou počítal a upravil podle ní i svůj limit u platby SIPO. Každý případ se tak musí řešit individuálně nejen s majetkovým odborem. V těchto případech existuje snadná pomoc: následovat procesní pokyny informačního systému a nenechávat odeslání na poslední chvíli. Referent také nesmí být přetížen a vystavován stresu, aby mohl úkony provést kvalitně a bez chyb.
Komplexní systém
Na celém úřadě nastává řada podobných situací, které eliminuje komplexní informační systém, například VERA Radnice. Systém jeho vnitřních kontrolních vazeb poskytuje uživatelům maximální jistotu při práci. Vedení města si může udělat obrázek o jeho hospodaření prostřednictvím výstupů Manažerského informačního systému (MIS), které odpovídají skutečnosti, protože data úřadu jsou správná a především v jednom informačním systému. Zajímalo by vás, kolik třeba dluží nájemníci v domě v Nádražní ulici anebo konkrétní firma? Není to problém, jen se podívejte do MIS, do části zvané Analýza majetku. Proč byste přeci měli na tuto informaci čekat? Žijeme v době, kdy nám informační technologie pomáhají.*
Petronela Sovová
Methodist
VERA, spol. s r. o.
