Moderní město, moderní úřad Jaký by měl být obecní úřad 21. století? Výkonný, kontrolovaný, čitelný a profesionální. Také dostupný a přístupný, otevřený, přívětivý a jeho pracovníci vzdělaní. O tom, jak toho chce dosáhnout Magistrát hlavního města Prahy, který zaměstnává 1900 lidí, jsme hovořili s...
Moderní město, moderní úřad
Jaký by měl být obecní úřad 21. století? Výkonný, kontrolovaný, čitelný a profesionální. Také dostupný a přístupný, otevřený, přívětivý a jeho pracovníci vzdělaní. O tom, jak toho chce dosáhnout Magistrát hlavního města Prahy, který zaměstnává 1900 lidí, jsme hovořili s jeho ředitelem Mgr. Zdeňkem Zajíčkem.
[*] Co stálo u zrodu projektu Moderní úřad, který jste inicioval?
Když jsem před více než dvěma lety stanul v čele úřadu a seznámil se s jeho chodem, všiml jsem si několika věcí. Například toho, že jednotlivé projekty jsou vymýšleny a připravovány izolovaně a že nemají jednotící prvek. Aby se dosáhlo zefektivnění práce, bylo potřeba dát všechny pozitivní náměty dohromady a seznámit s projekty a možnostmi ostatní zaměstnance. Tak se zrodila myšlenka, na jejímž konci je projekt Moderní úřad. Vznikl jako reakce na aktuální potřeby úřadu a v některých pasážích se inspiroval zahraničnímu zkušenostmi.
[*] S jakými problémy se pražský magistrát nejčastěji potýká?
Úřady obecně nejvíce zatěžuje neustálé přibývání nových kompetencí. Klient pak bývá překvapen a jeho překvapení se často obrací proti úředníkům, kteří nezřídka odnášejí dopady tohoto procesu. Obvykle se po určité době na kompetenci nabalí další úkony a postupy, které však nejsou vždy nezbytně nutné. Mohli bychom říci, že neustálé přibývání kompetencí zpomaluje činnost úřadu.
[*] Jaký by měl být moderní úřad?
Především by měl neustále sám sebe hodnotit. Trvale analyzovat procesy, které vykonává. Sebereflexe, kontakt s vnějším prostředím a vnímání signálů zevnitř i zvenčí. Úřad by měl být v první řadě výkonný, schopný přiměřeně rychle vydat kvalitní rozhodnutí, jeho činnost by měla být předvídatelná. Občané by měli už v momentě, kdy přicházejí na úřad se svojí žádostí, tušit, jak dopadnou. Jinými slovy: úřad by měl vydávat a zveřejňovat pravidla, jak v konkrétní záležitosti postupuje.
Zjistí-li žadatel, že úředník postupuje jinak než mu velí pravidla, je to pro něho signál. V takový okamžik se jedná buď o možný případ korupce, anebo se jedná o nefungující systém. Občan může a měl by se ptát, případně si stěžovat. Moderní úřad tyto podněty od občanů potřebuje.
[*] Vzdělávání pracovníků bude hrát asi velkou roli?
Zaměstnanec moderního úřadu musí být nejen profesionál, ale měl by se stále vzdělávat. Připravujeme systém přezkušování či testování úředníků v oblastech, které jsou pro ně profesně důležité. Prováděl by se pravděpodobně ve dvouletých cyklech a každý by jím měl projít a prokázat, že na svou práci stačí. Hodně rozvíjíme jazykové vzdělávání. Jde o vytvoření vnitřního vzdělávacího systému a také patřičného tlaku, aby se do něho pracovníci sami aktivně zapojovali. Samozřejmostí bude zvládnutí moderních postupů, faxem počínaje a elektronickým prostředím konče.
[*] Jak chcete své úředníky motivovat?
V řídící práci se samozřejmě neobejdeme bez příkazů, ale motivace je jednou z málo využívaných metod řízení. Jednou z nejvíce sledovaných je určitě finanční motivace. V rámci zákonných možností proto měníme principy odměňování. V daleko větší míře chceme zavádět tzv. úkolovou odměnu, případně projektovou odměnu. Osobně však sázím i na jiný druh motivace. "Obyčejná" pochvala někdy svede víc než peníze.
[*] Co si máme představit pod pojmem "přívětivý úřad", který je jednou z charakteristik vaší vize?
"Přívětivý úřad" je sice nezvyklý termín, ale jeho obsah je zatím nedoceněn. Vyjdeme z toho, že lidé si na úřad chodí pro pomoc a radu. Pokud má občan už předem strach z toho, co si na něj úředník zase vymyslí nebo že ztratí spoustu času čekáním ve frontě přede dveřmi, je to špatné. Rovněž prostředí úřadu by mělo být příjemné. Nedostatek světla, nevhodné uspořádání nábytku a další nedostatky pracovník obvykle podvědomě negativně vnímá. Při jednání s občanem pak někdy stačí malá jiskřička, jako například ostřeji se zeptat, a je zle. Vzniká konflikt a vlastně se ani neví, co bylo hlavní příčinou. Zůstává však pocit hněvu a roztrpčení na obou stranách.
Připravujeme projekt, jak prostředí úřadu zpříjemnit. Například dát k dispozici dostatek židlí pro klienty nebo takovou drobnost, jakou je tužka. Chceme instalovat přehlednější informační a orientační systém, přesunout co nejvíce běžných agend do přízemí úředních budov. Občan má získat pocit, že úřad mu pomáhá, ne naopak. Ve vlídnějším prostředí se snadněji říká i přijímá "nepříjemné" rozhodnutí.
[*] Pojďme k těm menším, dílčím projektům. Zaujal mě třeba návrh "jedna podatelna".
Výhledově by Pražan mohl podat svoji žádost, třeba o stavební povolení, na kterémkoliv úřadu. Třeba tam, kde pracuje, i když bydlí v úplně jiné části města. Nebude muset utíkat z práce kvůli podání žádosti na úřad a město za něj doručení na správné místo jednoduše zařídí. Předpokladem k tomu, aby taková věc mohla fungovat, je propojit magistrát s jednotlivými městskými částmi a pracovat v jednotném elektronickém prostředí. Elektronický podpis nám v tomto směru hodně pomůže.
[*] Součástí změn má být také odstranění anonymity úředníka. Jak na to?
Snažíme se na našich internetových stránkách vytvořit systém, jež návštěvníkovi umožní úřad postupně "rozbalovat" až k poslednímu zaměstnanci. Když pak občan půjde na úřad, bude "svého úředníka" již znát z webových stránek. Jasná a čitelná organizační struktura, to je další vlastnost moderního úřadu. Přispívá k větší důvěryhodnosti.
[*] Plánujete zřídit "Evropský institut veřejné správy". Co by mělo být jeho náplní?
Máme zájem trochu pozměnit doposud praktikovaný systém, kdy se naši pracovníci jezdí vzdělávat do zahraničí. Praha a Česká republika mají co nabídnout. Chceme, aby lektoři ze zahraničí jezdili k nám, abychom i my pořádali a organizovali konference, stáže, studijní pobyty a podobně.
Častým problémem bývala nemožnost řádně zaplatit pracovníky, kteří by byli skutečnými odborníky. Když po zaměstnancích budete chtít více odbornosti, měl byste je odpovídajícím způsobem také zaplatit.
Co se týká platových podmínek, mají naši úředníci dobrý standard. Ve výběrových řízeních se setkáváme už i s lidmi ze soukromé sféry, kteří zde chtějí pracovat. Možná je to specifikum Prahy, možná i to, že jsme krajským, okresním a městským úřadem dohromady, což nám dává trochu jiné možnosti. Finanční podmínky jsou u nás slušné, i když nikdy nebudou srovnatelné s podnikatelskou sférou či bankovním sektorem.
[*] Jaká je finanční náročnost projektu?
Kromě informatiky, která bude drahá, by neměla být vysoká. Jde o to, že musíme ušetřit peníze, které dnes možná utíkají jiným způsobem, a investovat je do změn. V tomto projektu ale nejde jen o peníze. Neméně důležitá bude změna myšlení a přístupu úřadu k veřejnosti a obráceně změna postoje veřejnosti k úřadu. Tu změnu budeme muset prodělat všichni.
[*] Kolik z etap projektu je již v praxi?
Nemáme žádné etapy. Náš záměr se člení do jednotlivých dílčích projektů, které na sebe navazují a vzájemně se ovlivňují. Průběžně na nich pracujeme a uvádíme je do života. Jak jsem říkal už na začátku, jde o kontinuální a nikdy nekončící proces.
Eva Stodůlková
FOTO ARCHÍV
