Zadání veřejné zakázky je poměrně náročný administrativní úkon. O jeho složitosti statisticky svědčí zejména fakt, že převážná část veřejných zakázek je před podpisem smlouvy s dodavatelem zrušena.
Zprávního hlediska není zrušení zadávacího řízení problém, neboť zákon č. 40/2004 Sb., o veřejných zakázkách (dále jen zákon) v § 68 dává zadavateli široké zmocnění ke zrušení zadávacího řízení. Zadavatelé tuto možnost prakticky ve všech případech využívají. Problém tkví však v ekonomické, časové, personální a technické stránce tohoto procesu, a to jak na straně zadavatele, tak na straně uchazečů o získání veřejné zakázky.
ČASTÉ DŮVODY ZRUŠENÍ ZADÁVACÍHO ŘÍZENÍ
Vedle případů zrušení zadávacího řízení dobrovolným rozhodnutím zadavatele z různých ekonomických či praktických důvodů, existuje značné množství nucených zrušení zadávacího řízení kvůli chybám v zadávacím řízení a v související dokumentaci:
Formální chyby v podmínkách zadávacího řízení: Jsou zpravidla důsledkem nekvalifikované či úmyslně manipulativní aplikace zákona. K nejčastějším chybám patří nedodržení zákonných lhůt pro podání nabídek, nebo příliš krátká doba stanovená pro možnost vyžádání zadávací dokumentace (zpravidla končící brzy po uveřejnění zadávacího oznámení).
Chyby ve stanovení kvalifikačních kritérií: Zadavatelé opomíjejí zákonnou možnost nahradit prokázání kvalifikačních kritérií v případě podlimitních veřejných zakázek pouhým prohlášením, a v zadávacím oznámení výslovně požadují dokumenty prokazující kvalifikaci. Takové požadavky způsobují zmatečnost v řízení, neboť vyvolávají dojem, že pouhé prohlášení nepostačuje. Dostatečnost pouhého prohlášení však garantuje přímo ustanovení zákona. Další chybou je, že zadavatel v oznámení zadávacího řízení neuvede požadavek na doložení kvalifikačních kritérií, přitom v zadávací dokumentaci toto doložení požaduje. Jde o formální chybu stanovení podmínek zadávacího řízení.
Nastavení kritérií posuzování ekonomické výhodnosti: V této oblasti se vyskytuje nejvíce problémů. Zákon včetně prováděcí vyhlášky zadavateli ponechávají velký prostor pro stanovení pravidel výběru dodavatele. Tento prostor lze využít nejen pro stanovení podmínek kvalitního výběru, ale i k tzv. ušití veřejné zakázky na míru předem vytypovanému dodavateli. Ne vždy je možné takový případ s jistotou identifikovat. Avšak v případech, kdy zadavatel mezi kritéria posuzování ekonomické výhodnosti zahrne například "vlastní zkušenosti s dodavatelem z minulosti", či požadavek předložení referencí z velmi omezeného okruhu subjektů, jde o zjevně nepřípustné omezování možností dodavatelů účastnit se zadávacího řízení, a tedy o jednání proti smyslu zákona o veřejných zakázkách.
Nedostatky v úkonech zadavatele - zpravidla v chybách při otevírání obálek, jmenování a konání hodnotící komise, nedostatcích v písemnostech týkajících se otevírání obálek a posuzování a hodnocení nabídek - se mohou snadno vyskytnout v případě neodborného vedení zadávacího řízení. Zákon velmi přesně stanoví, které informace musí a které nesmí být při otevírání obálek sděleny všem přítomným uchazečům. Dále podrobně stanoví obsah protokolu o otevírání obálek a obsah zprávy o posuzování a hodnocení nabídek. Prováděcí vyhláška k zákonu stanoví postup při hodnocení nabídek z hlediska ekonomické výhodnosti, tj. postup přidělování bodů v různých typech kvalitativních a kvantitativních kritérií. Nekvalifikovaný postup v těchto úkonech může způsobit chybné vyhodnocení nabídky a tedy i chybné stanovení pořadí uchazečů.
Další nedostatky: Mohou vyplývat z obsahu zadávací dokumentace, stanovení specifických materiálových a technických podmínek dodávek, z postupu zodpovídání dotazů k zadávací dokumentaci atd. Pokud například zadavatel vydá zadávací dokumentaci osobě, aniž by zaznamenal její kontaktní údaje, vystavuje se riziku nesplnění zákonné povinnosti informovanosti o vznesených dotazech k zadávací dokumentaci ze strany potenciálních dodavatelů. Zákon totiž stanoví povinnost odpovědi na dotazy doručit všem osobám, které si vyzvedly zadávací dokumentaci. Jestliže si však zadavatel nezaznamená kontaktní údaje těchto osob, není schopen tuto zákonnou podmínku splnit.
DŮSLEDKY ZRUŠENÍ ZADÁVACÍHO ŘÍZENÍ
Zrušení zadávacího řízení způsobuje jak zadavateli, tak uchazečům nezanedbatelné náklady. Zadavatel vždy nese zbytečně vynaložené časové a administrativní náklady spojené s přípravou zadávacího řízení, vyhotovením zadávací dokumentace. V případech zakázek na stavební práce jsou značnou položkou i náklady na projektovou dokumentaci. Výraznou ztrátou je však zejména v případě stavebních prací sezónní povahy značný časový posun. Zrušení zadávacího řízení často znemožní absolvovat nové řízení, vybrat dodavatele a uskutečnit zamýšlené činnosti v plánované sezóně, což způsobuje odklad v řádech měsíců či let.
Uchazeč v případě zrušení zadávacího řízení nese vynaložené náklady na vypracování a kalkulaci nabídky, poplatky za získání zadávací dokumentace, případně další související výlohy. Jestliže dojde k výběru dodavatele a zadávací řízení je zrušeno teprve těsně před podpisem smlouvy, uchazeč může být poškozen v otázce kapacitních, materiálových a obchodních příprav. Náhrada škody je zde přinejmenším velmi sporná. Podle zákona má zadavatel právo zrušit zadávací řízení, pokud si toto právo na začátku vyhradí.
JAK ZRUŠENÍ PŘEDCHÁZET?
Riziku budoucího zrušení zadávacího řízení nelze zcela zabránit, neboť nikdy nelze vyloučit změny okolností či preferencí zadavatele. Ztráty plynoucí z rušení probíhajícího řízení je však možné dbalou přípravou tohoto procesu v mnoha směrech omezit. Především je třeba zadavatelům doporučit kvalifikovanou aplikaci zákona. Co se týče administrativní dokumentace, k různým druhům zakázek jsou již dnes přístupné vzory dokumentů a formuláře v podobě, která zákonným požadavkům vyhovuje. Na přípravu zadávacího procesu je v každém případě nutné ponechat dostatek času, v němž musí zadavatel kalkulovat s postupnou návazností několika zákonných lhůt tak, aby k zadávaným dodávkám, službám či stavebním pracím mohlo dojít v optimální době.
Způsoby zrušení zadávacího řízení
Z formálního hlediska může docházet ke zrušení zadávacího řízení několika způsoby:
Odmítnutím uveřejnění oznámení o zadávacím řízení ze strany správce centrální adresy nastává, pokud jsou formální chyby v zadávacím oznámení v takovém rozsahu, že je nelze ani uveřejnit. Ve skutečnosti tedy zadávací řízení ani není zahájeno.
Rozhodnutím zadavatele může dojít ke zrušení řízení buď dobrovolně, nebo z důvodu identifikace problémové okolnosti, nových skutečností nebo zjištěných chyb v procesu zadávacího řízení.
Zrušením na základě nápravného opatření uloženého Úřadem pro ochranu hospodářské soutěže jakožto orgánem dohledu nad dodržováním zákona o veřejných zakázkách. Zrušení může požadovat i jiný orgán vykonávající kontrolu podle zvláštních zákonů, například Nejvyšší kontrolní úřad.
Zrušením na základě námitek uchazeče, jsou-li shledány důvodnými a zadavatel vyhodnotí zrušení zadávacího řízení jakožto nejméně problematické řešení takovéto situace.
InterLinks Praha s. r. o.