Postup při zadávání veřejných zakázek Aby bylo zajištěno maximálně efektivní vydávání finančních prostředků z veřejných rozpočtů a zamezeno plýtvání s těmito prostředky, je v ČR, podobně jako v jiných státech, zaveden systém veřejných zakázek. V roce 1994 byl vydán zákon číslo 194/1994 Sb., o...
Postup při zadávání veřejných zakázek
Aby bylo zajištěno maximálně efektivní vydávání finančních prostředků z veřejných rozpočtů a zamezeno plýtvání s těmito prostředky, je v ČR, podobně jako v jiných státech, zaveden systém veřejných zakázek.
V roce 1994 byl vydán zákon číslo 194/1994 Sb., o zadávání veřejných zakázek. V současné době pro zadávání veřejných zakázek v ČR platí novely zákona o zadávání veřejných zakázek ve znění zákona č. 148/1996 Sb., zákona č. 93/1998 a zákona č. 28/2000 Sb.
Průhlednost postupu při zadávání veřejných zakázek s vyloučením diskriminace, protekce a s vyloučením korupce je zabezpečeno např. trestněprávní úpravou o veřejné soutěži obsaženou v § 128a-§128c trestního zákona a dalšími.
Způsoby zadávání
Podle výše výdajů na konkrétní veřejnou zakázku musí zadavatel dodržovat rozdílné, zákonem stanovené postupy. Cílem je zjednodušení administrativy (u zakázek malého rozsahu), další zprůhlednění postupů a zlepšení kontroly veřejnosti i příslušnými kontrolními orgány. Zákon v zásadě rozlišuje:
[*] zakázky malého rozsahu: peněžitý závazek nepřekročí 500 000 Kč (bez DPH),
[*] zjednodušené zadání: výše peněžitého závazku je od 500 000 do 2 500 000 Kč (bez DPH),
[*] výzvu více zájemcům o veřejnou zakázku,
[*] obchodní veřejnou soutěž,
[*] výzvu jednomu zájemci k podání nabídky.
V článku uvádíme údaje hlavně z odboru územního plánování a rozvoje města Městského úřadu v Havlíčkově Brodě. Zadavatelem příslušných veřejných zakázek bylo tedy město Havlíčkův Brod. Pracovníci městského úřadu se při zadávání veřejných zakázek řídí zákonem č.199/1994 Sb., ve znění pozdějších předpisů, a dále vnitřními postupy, instrukcemi a pravidly k provádění zadávání veřejných zakázek, které vznikly z podnětu městské rady.
Zveřejnění soutěže
Veřejná obchodní soutěž musí být vyhlášena v Obchodním věstníku. Obchodní věstník má povahu úředního listu a má pro tento účel zavedenu rubriku Veřejné soutěže.
Vyhlášením veřejné obchodní soutěže oslovuje zadavatel neurčitý počet zájemců o veřejnou zakázku - vyzývá je k podání nabídky na plnění, které je specifikováno v soutěžních podmínkách.
Zveřejněny musí být všechny podmínky uvedené v § 5 odstavec 1 zákona:
[*] vymezení plnění veřejné zakázky,
[*] doba a místo plnění veřejné zakázky,
[*] požadavky na prokázání kvalifikačních předpokladů,
[*] způsob hodnocení nabídek,
[*] požadavek na jednotný způsob zpracování ceny včetně platebních podmínek,
[*] soutěžní lhůta a místo otevírání obálek s nabídkami,
[*] zadávací lhůta,
[*] místo pro podání nabídek a doba, v níž lze nabídky podat osobně,
[*] název, sídlo, telefon, popřípadě fax zadavatele,
[*] oznámení o době konání prohlídky místa plnění veřejné zakázky nebo o době, kdy lze nahlédnout do dokumentace, pokud se předpokládá konání prohlídky, nebo pokud tato dokumentace není součástí zadávací dokumentace,
[*] požadavek na poskytnutí jistoty včetně její výše,
[*] podmínky, při jejichž splnění je možno překročit výši nabídkové ceny.
Zadavatel může mimo "povinné" podmínky vymezit i podmínky další. Pokud se tak rozhodne, pak je musí rovněž zveřejnit v inzerátu. Může jít například o:
[*] zvláštní podmínky provedení veřejné zakázky (např. řešení zaměstnanosti v regionu),
[*] zvýhodnění tuzemských osob,
[*] omezení soutěže na tuzemské osoby,
[*] adresu a lhůtu, v níž je možno vyžádat podrobnou zadávací dokumentaci,
[*] požadavky na variantní řešení atd.
Předání zadávací dokumentace
Uchazečům, kteří se na základě zveřejnění podmínek soutěže přihlásí, musí zadavatel předat zadávací dokumentaci, za kterou může požadovat úhradu až do výše nákladů na její pořízení. V souvislosti s předáním zadávací dokumentace mohou nastat i tyto situace:
[*] Zájemce požaduje předání zadávací dokumentace mimo termín uvedený v podmínkách soutěže. V tomto případě by mu měla být zadávací dokumentace předána, protože je tím poškozen pouze on a žádný jiný účastník soutěže.
[*] Do soutěže podá nabídku i uchazeč, který si zadávací dokumentaci nevyzvedl. Zde je již na místě, aby zadavatel zvážil, zda vůbec tuto nabídku přijme a pokud ji přijal, protože v době podání nevěděl, kdo ji předkládá, zda ji bude hodnotit. Podle mého názoru už sám fakt, že byla podána nabídka bez znalosti zadávací dokumentace, vzbuzuje pochybnosti o regulérnosti takto podané nabídky. Tím, že si uchazeč zadávací dokumentaci nevyzvedl dle soutěžních podmínek, je vlastně porušil a měl by být ze soutěže vyloučen.
Přijímání nabídek
Podání nabídek je možné osobně nebo doručenou poštou, v písemné formě v uzavřených obálkách označených "soutěž" a opatřených na uzavření razítky uchazečů.
Zadavatel nesmí přijmout:
[*] nabídky podané po soutěžní lhůtě,
[*] nabídky poškozené tak, že se obsah dá vyjmout,
[*] nabídky bez označení "Anonymní soutěž".
Při vlastním přejímání nabídek se označí obálka pořadovým číslem, datem a hodinou převzetí a stejné údaje se vepíší do seznamu nabídek. Při osobním doručení nabídky musí být jejímu doručiteli vystaveno zadavatelem potvrzení o jejím přijetí s uvedením údajů podle první věty.
Otevírání obálek
Jmenování členů komise
Zadavatel jmenuje do komise pro otevírání obálek minimálně tři členy (větší počet členů je možný, ale zbytečný). O tom, kdo bude členem komise pro otevírání obálek rozhoduje městská rada.
Postup při otevírání obálek s nabídkami
Vlastní postup otevírání obálek probíhá v následujících bodech:
[*] předání prezenční listiny účastníkům otevírání obálek,
[*] komise zkontroluje, zda jsou všechny nabídky neporušeny a jsou-li v souladu se seznamem podaných nabídek,
[*] komise postupně otevírá jednotlivé obálky podle pořadí v jakém byly podávány,
[*] komise sdělí obchodní jméno a sídlo uchazeče,
[*] komise zkontroluje úplnost nabídky podle podmínek soutěže (tj. zda obsahují to, co bylo požadováno v inzerátu - doklad o oprávnění podnikat, čestná prohlášení uchazeče, splnění kvalifikačních předpokladů, doklad o složení jistoty a jiné požadovaní náležitosti),
[*] v případě, že některý z těchto dokladů v nabídce chybí, vyřadí komise nabídku z dalšího posouzení a hodnocení a oznámí to účastníkům,
[*] v případě, že je vše v pořádku, sdělí komise nabídkovou cenu,
[*] po otevření poslední obálky vyzve komise účastníky k případným připomínkám v průběhu otevírání obálek,
[*] komise zpracuje protokol o otevírání obálek.
Pro urychlení a zjednodušení celého průběhu otevírání obálek s nabídkami je vhodné, aby zadavatel v zadávací dokumentaci vymezil podmínku, aby uchazeči v rámci své nabídky přiložili v samostatné příloze (např. příloha č. 1) požadované doklady. Při otevření obálky s nabídkou pak komise pouze zkontroluje tuto přílohu a nemusí listovat celou nabídkou.
Vyloučení nabídek
Komise pro otevírání obálek s nabídkami je povinna provést kontrolu, zda nabídka obsahuje požadované doklady. Pouze však kontroluje, zda požadovaný doklad je v nabídce či nikoli a v žádném případě nezkoumá jeho správnost či úplnost (to je předmětem komise pro posouzení a hodnocení nabídek).
Pokud některý z dokladů chybí, potom to komise oznámí účastníkům otevírání obálek s nabídkami a uvede to do protokolu. Komise nemá pravomoc tuto nabídku ze soutěže vyloučit, toto právo má výhradně zadavatel, a proto by formulace v protokolu měla znít tak, že komise doporučí zadavateli tuto nabídku k vyloučení ze soutěže.
Posouzení a hodnocení
Složení komise pro posouzení a hodnocení nabídek je zcela v pravomoci zadavatele. Zadavatel jmenuje členy komise pro posouzení a hodnocení nabídek v minimálním počtu pěti členů. Kolik jmenuje zadavatel členů, tolik musí jmenovat i náhradníků. Je zřejmé, že každý člen by měl mít jmenovaného svého náhradníka, a to zejména z důvodu odborné zastupitelnosti člena komise.
U veřejných zakázek, kde výše budoucího peněžitého závazku přesáhne 20 mil. Kč bez DPH, musí být členy komise nejméně tři osoby s příslušnou odbornou způsobilostí. V případě vyššího počtu členů komise bude činit počet odborně způsobilých osob nejméně 60 % z celkového počtu. Nad hranici 200 mil. Kč budoucího peněžitého závazku bez DPH ustavuje komisi příslušný ministr nebo předseda jiného správního úřadu.
Posouzení
V první fázi má komise posoudit nabídky, a to z hlediska obsahové správnosti a úplnosti. Částečně tuto činnost provedla již komise pro otevírání obálek s nabídkami, která kontrolovala, zda nabídky obsahují základní, formálně nutné údaje.
Při zjištění jakýchkoliv nedostatků ze strany uchazeče navrhne komise zadavateli jeho vyloučení. Vyloučení uchazeče musí provést vždy zadavatel a je povinen to bezodkladně písemně sdělit uchazeči.
Vyhodnocení konečného pořadí je v kompetenci komise a lze použít mnoho způsobů, jak dospět k výsledku. Zákon nepředepisuje žádnou konkrétní formalizaci rozhodování, ponechává zcela na zadavateli, jaký způsob zvolí při výběru nejvhodnější nabídky.
Jednou z metod používanou při hodnocení nabídek je například ordinální bodová stupnice s následným násobením vahou kritérií, čímž dostaneme váženou užitnost nabídek, která je uznávaným správně stanoveným pořadím nabídek.
Postup hodnocení
Posuzování nabídek pomocí ordinální stupnice odpovídá teorii rozhodování, neboť pro výběr optimální (nejvhodnější) nabídky není třeba znát absolutní velikost užitnosti ani vzájemný poměr užitnosti nabídek, nýbrž jen jejich pořadí užitnosti (priority). Ordinální stupnice mohou být známkovací nebo bodovací.
Pro stanovení pořadí užitnosti nabídek se často používá bodovací stupnice (viz tab.1), při níž vyšší počet bodů znamená lepší pořadí. Nejpraktičtější stupnicí tohoto druhu je tzv. slovně-číselná stupnice, kde určité slovní charakteristice užitnosti odpovídá určitý počet bodů např. z rozsahu desítibodové škály: vyhovuje výborně (10 bodů), vyhovuje uspokojivě (7 b.), vyhovuje málo (4 b.), vyhovuje nejméně (1 b.).
Při hodnocení užitnosti nabídek se postupuje tak, že se nejdříve stanoví užitnost všech nabídek podle jednoho kritéria a stejně se postupuje i u dalších kritérií. Současné hodnocení jedné nabídky podle všech kritérií ztěžuje logické srovnávání.
Po provedení bodování každým členem komise je provedeno porovnání a zápis do jedné výsledné tabulky stejného znění za celou komisi. Pokud nedojde při hodnocení ke shodě, budou všechny hodnoty u příslušného kritéria a firmy sečteny a zprůměrovaný výsledek se stanoví jako společné hodnocení.
Pro stanovení pořadí užitnosti nabídek použije komise tab. 2. Pro každé kritérium je stanovena váha ze stupnice 1-5 (1 = nejmenší důležitost, 5 = nejdůležitější kritérium). Prostá užitnost Up určená tabulkou č. 1 bude vynásobena zvolenou vahou, z čehož dostaneme váženou užitnost Uv. Nejvýhodnější nabídka je stanovena jako nejvyšší součet vážených užitností (tab č. 2).
Oznámení
Zadavatel je povinen oznámit písemně všem uchazečům, kteří nebyli ze soutěže vyloučeni, svoje rozhodnutí o výběru nejvhodnější nabídky. I když zadavatel odmítne, lze toto rozhodnutí pokládat za negativní formu výběru nejvhodnějčí nabídky a musí to uchazečům oznámit.
V oznámení o výběru nejvhodnější nabídky musí být uvedeno:
[*] identifikační údaje o zakázce a zadavateli,
[*] pořadí na prvních třech místech s uvedením obchodního jména, adresy uchazeče a jeho nabídkové ceny,
[*] poučení o možnosti podat námitky.
Oznámení o výběru nejvhodnější nabídky je nutné odesílat doporučeně na doručenku, aby bylo zaručeno správně uplatnění zákonných lhůt.
Uzavření smlouvy
Povinnost uzavřít smlouvu je zákonem směřována na zadavatele, ale i na uchazeče. Je tedy v zájmu obou učinit všechny kroky k uzavření smlouvy. Přitom platí, že smlouva nesmí být uzavřena dříve než uplyne lhůta pro podání námitek proti rozhodnutí zadavatele o výběru nejvhodnější nabídky a ne později než 30 dnů od uplynutí zadávací lhůty.
Při uzavírání smluv na veřejné zakázky se vyskytuje celá řada smluvních typů. Nejčastějšími jsou smlouva kupní, smlouva o dílo a smlouva mandátní.
Ukončení soutěže
Po uzavření smlouvy jsou zákonem stanoveny postupy nutné k řádnému ukončení soutěže:
[*] do 15 dnů po uzavření smlouvy je zadavatel povinen odeslat na Úřad pro ochranu hospodářské soutěže evidenční list zakázky,
[*] zadavatel je povinen po uzavření smlouvy uveřejnit rovněž výsledek soutěže v Obchodním věstníku; v tomto zveřejnění se musí uvést uchazeč, s nímž byla uzavřena smlouva a jeho nabídková cena.
V průběhu těchto činností je povinností zadavatele pořídit několik dokumentů, které musí archivovat, případně předkládat orgánu dohledu tak, aby bylo možno soutěž kdykoliv zrekonstruovat a v případě potřeby doložit všechny doklady o jejím průběhu.
Jaroslav Pilný,
Fakulta ekonomicko-správní
Univerzity Pardubice
Tab. 1: Ukázka bodovací tabulky při hodnocení nabídek
(obchodní veřejná soutěž na dodávku stavby Domova důchodců Havlíčkův Brod)
Číslo Kritérium Firmy
IPS, a. s. Preming, a. s. Stavba, s. r. o.
1 Další předpoklady pro plnění veřejné zakázky 10 7 9
2 Způsob zajištění dodržení termínu dokončení díla 7 10 8
Závazný návrh vyloučení negativních vlivů
3 při provádění stavby na okolní prostředí 8 8 8 a obyvatele
4 Nabídková cena díla 4 7 10
Návrh způsobu řešení místní zaměstnanosti
5 a návrh na využití místních zdrojů a surovin 8 5 10 v regionu Havl. Brod
6 Systém řízení a závazný návrh způsobu zajištění kvality díla 10 10 8
7 Záruky za dílo vyjádřené v měsících, 6 6 9
specifikace záručních podmínek
Tab. 2: Stanovení vážené užitnosti nabídek
Číslo Váha IPS, a. s. Preming, a. s. Stavba, s. r. o.
Up Uv Up Uv Up Uv
1 5 10 50 7 35 9 45
2 5 7 35 10 50 8 40
3 5 8 40 8 40 8 40
4 5 4 20 7 35 10 50
5 4 8 32 5 20 10 40
6 4 10 40 10 40 8 32
7 4 6 24 6 24 9 36
241 244 283
Pořadí: 3 2 1
