Každý si potřebuje občas něco vyřídit na svém úřadě. Proč ale ztrácet čas cestou na radnici, parkováním, čekáním ve frontě? Stačí si otevřít webové stránky úřadu, a pokud máme štěstí, podle právě řešené životní situace si zobrazíme a ihned i vyplníme příslušný formulář. Na nic důležitého nemůžete zapomenout, protože on sám za nás kontroluje povinné údaje.
S elektronickou občankou význam formulářů poroste
Zní to dobře. Vyplněný formulář je v úřadu automaticky zaevidován, zadané informace ihned přejdou do vnitřního informačního systému a proces vyřizování je tak okamžitě nastartován. Proč ne! Kdo by nechtěl věci řešit obratem? Existence elektronických formulářů, lehce dosažitelných na webu a provázaných s informačním systémem úřadu, má bezprostřední dopad na vnímání jeho přívětivosti.
Jako v řadě jiných případů i zde může být GINIS oporou pro úřady, které se pro takové řešení rozhodne. Systém je schopen vytěžit PDF formuláře, formuláře v technologii 602XML nebo i formuláře vlastní (GFRM). Při tvorbě nového podání občan zadá své identifikační údaje, nebo se přímo přihlásí pod svou elektronickou identitou - v současnosti např. prostřednictvím MojeID, ISDS a v blízké budoucnosti také pomocí elektronického občanského průkazu. Dále uvede údaje týkající se podání a před odesláním podání může samozřejmě vše zkontrolovat a následně i elektronicky podepsat.
Maximálně automatizovaný proces
Ne všechny životní situace jsou předem definovatelné. I takové lze řešit elektronicky. Webové rozhraní podatelny (POE) umožňuje občanům vytvořit a následně zaslat své podání v elektronické formě, přičemž organizace navíc může takového průvodce podáním obohatit o komentáře, vzory a šablony dokumentů a stanovit strukturu a povinné náležitosti.
Systém GINIS toto podání převezme přes podatelnu a zaeviduje v souladu s legislativními požadavky. Občan získává jednoznačnou identifikaci svého podání i osobní přístupový klíč, pomocí kterého má možnost se v budoucnu dotazovat na aktuální stav vyřízení. Zátěž pracovníků úřadu přitom nijak neroste. Při evidenci podání na podatelně se automaticky z formulářů vytěžují informace a přenášejí se do evidenčního profilu (metadat) dokumentu v systému. Tím se výrazně snižuje náročnost příjmu podání a zároveň se minimalizuje chybovost.
Evidence psů je typickou agendou, kde se využití formulářů na úrovni samosprávy nabízí.
Máte specifické požadavky? Formulář si můžete upravit i sami
Á propos, byla zde zmínka o formulářích GFRM. Ty vlastní „ginisovské“ formuláře lze efektivně navrhnout pomocí Návrháře sestav (GFE) a dále si je upravovat vlastními silami. Stačí proškolit vybraného zaměstnance. Vytvořený formulář se přiřadí danému typu dokumentu a uživatelům systému GINIS se již místo složité evidenční karty dokumentu zobrazí přímo tento formulář.
Formuláře lze pochopitelně využívat i pro řešení interních požadavků jako např. žádost o dovolenou, žádanka o přepravu, nejrůznější výkazy, atd. Po finalizaci údajů lze formulář jednoduše stisknutím tlačítka převést do formátu PDF/A vhodného pro archivní uložení.
Vojtěch Rychtecký
