Dílna kvality Kopřivnice, tak se nazývá jeden z projektů, které se uskutečňují v rámci naplňování strategie zkvalitňování služeb veřejné správy Smart Administration, tedy i s podporou peněz z evropských strukturálních fondů. Radnicím se díky tomu nabízejí další možnosti zvýšení efektivnosti veřejné správy a veřejných služeb.
Pod názvem Dílna kvality Kopřivnice se za téměř deset milionů korun přetváří kopřivnická radnice na »chytrý úřad«. Projekt má zlepšit procesy uvnitř úřadu a jeho řízení, a tím přispět ke zkvalitnění služeb poskytovaných občanům města. »Již při samotné přípravě projektu jsme věnovali zvýšenou pozornost logické návaznosti jednotlivých aktivit, které jsme chtěli řešit. Naším záměrem je totiž vybudovat jednotný a vnitřně provázaný systém řízení organizace. Proto bylo nutné vše důkladně prodiskutovat a vyhodnotit napříč klíčovými odbory a úseky úřadu,« vysvětluje Ing. Petra Plevová, manažerka kvality Městského úřadu v Kopřivnici.
PŘÍNOS PRO OBČANY I ZAMĚSTNANCE
Na radnici si od projektu slibují, že se tam tak například zkvalitní strategické plánování, projektové a procesní řízení a zavede se procesně-projektové rozpočetnictví, účetnictví a controlling. Na úřadě bude také instalován software, který bude podporovat efektivitu procesního a projektového řízení. »Některé tyto aktivity jsme jednotlivě začali provádět už dříve, ale nyní jsme cítili potřebu propojit je do jednoho logického systému, který bude podporován moderní informační technikou. Náš městský úřad tak dosáhne úrovně odpovídající evropským standardům,« doplňuje Ing. Petra Plevová a dodává: »Projekt se řeší v rámci naplňování strategie zkvalitňování služeb veřejné správy Smart Administration, přičemž naším cílem je vytvořit chytrý úřad, který bude efektivně řídit veškeré své zdroje a procesy.«
Konkrétně to vše v konečném důsledku občanům přinese zkrácení doby nutné pro vyřízení jejich požadavků a zjednodušení souvisejících agend. Pro zaměstnance městského úřadu projekt bude zase znamenat, že rutinní záležitosti se v co největší míře zautomatizují, čímž se uvolní jejich kapacita pro tvůrčí práci s klienty.
»V současné době můžeme za výstup z projektu označit ukončené proškolení tří desítek zaměstnanců úřadu v oblasti Smart Administration, dále probíhá proškolování projektových pracovníků úřadu v metodě PRINC 2, ve fázi dokončení je Systémový audit úřadu na bázi metody CAF,« vyjmenovává přínosy projektu Ing. Petra Plevová.
PROJEKT RADNICI NIC NESTOJÍ
Celkové náklady projektu se vyšplhají na téměř 10 mil. Kč. Z této sumy však více než osm milionů pokryje Operační program Lidské zdroje a zaměstnanost. Zbytek uhradí město z vlastních zdrojů. Protože však část dotace půjde i na platy zaměstnanců, kteří na projektu pracují, radnici se peníze, které vloží do své spoluúčasti na projektu, vrátí. Jinak řečeno, rozpočet města nebude v konečném výsledku nijak zatížen.
»Během samotné realizace projektu jsme se zatím nesetkali s výraznými problémy, daří se nám dodržovat stanovené cíle i časový harmonogram,« říká Ing. Petra Plevová. Ale vzápětí zdůrazňuje, že stejně jako při tvorbě žádosti, i při zavádění projektu do praxe je zcela zásadní komunikace s ostatními zaměstnanci úřadu - a také s jeho vedením. »Aby výsledky projektu byly co nejkvalitnější, je třeba neustále získávat zpětnou vazbu a pracovat s ní,« upozorňuje manažerka.
ZNALOST PROSTŘEDÍ JE PŘI TVORBĚ PROJEKTŮ ZÁSADNÍ
Projekty financované ze strukturálních fondů provází pověst složité administrace, v níž se málokdo vyzná. Některé úřady řeší tento problém spoluprací s externími dodavateli. Tak postupovali i v Kopřivnici. Spolupráce s externí poradenskou firmou však v sobě podle pracovníků Ministerstva vnitra, které má projekty modernizace veřejné správy na starosti, může skrývat i některá rizika.
»Projekty tohoto druhu musí řešit specifické problémy a potřeby jednotlivých úřadů. Ale někdy je na nich znát, že dodavatelské firmě chybějí hlubší znalosti prostředí. Doporučuji nastavit interní projektový tým tak, aby byl plnohodnotně kompetentní, a mohl tak být i plně odpovědný za projektové řízení a věcnou stránku projektu,« uvádí ředitel odboru strukturálních fondů Ministerstva vnitra Ing. Pavel Kryštof.
S jakými dalšími chybami v projektech se pracovníci tohoto odboru setkávají? »Hlavní je nepodceňovat přípravu. Jak již bylo řečeno, projekt musí reagovat na aktuální situaci a reálné potřeby úřadu. Nemělo by se podceňovat ani nastavení aktivit v čase. Často se totiž stává, že žadatelé neodhadnou, jak dlouho budou jednotlivé etapy projektu trvat, a celá realizace se tím posouvá. Někdy také při uskutečňování projektu dochází ke změnám, které je třeba konzultovat s pracovníky Ministerstva vnitra. Pokud to realizátoři neudělají, hrozí jim finanční sankce,« vysvětluje Ing. Pavel Kryštof.
BEZ PODPORY MĚSTA TO NEJDE
»Všem chybám však lze snadno předejít, stačí se pozorně držet příruček pro žadatele a příjemce a veškeré pochybnosti konzultovat se zaměstnanci odboru strukturálních fondů,« konstatuje dále. »Musím však dodat, že celková úroveň projektů se zvyšuje a je vidět, že vedení obcí a měst velmi záleží na zlepšování fungování veřejné správy a služeb občanům a v podávání žádostí své zaměstnance všemožně podporují.«
To potvrzuje i manažerka kvality kopřivnické radnice. »Musím říci, že podpora vedení města je pro úspěšnou realizaci projektů důležitou, ne-li hlavní podmínkou. Pokud bych však měla budoucím žadatelům v něčem poradit, tak v Kopřivnici se osvědčilo mít samostatné oddělení zajištující administraci projektů. Koordinace projektu a komunikace mezi jednotlivými odděleními se tím značně usnadnila,« dodala Ing. Petra Plevová s tím, že evropské fondy bude městský úřad k svému rozvoji využívat i nadále. V roce 2011 tak v Kopřivnici plánují uskutečnit nejen další projekty z OP Lidské zdroje a zaměstnanost, ale také z ROP Moravskoslezsko a Integrovaného operačního programu.
Někdy je na projektech znát, že dodavatelské firmě chybějí hlubší znalosti prostředí daného úřadu.
Proškolování zaměstnanců Městského úřadu Kopřivnice je v plném proudu.
FOTO: ARCHIV
